Як виплачувати відпускні в перехідний період
Тримайте відповіді, які допоможуть оплатити відпустку в перехідний період. Знатимете, чи виплачувати відпускні за рахунок коштів поточного року, якщо відпустка починається в грудні, а закінчується в січні. У передноворічний час саме ці «подарунки» створюють бухгалтерам додаткові труднощі
Бухгалтер зобов’язаний повністю оплатити працівникові відпустку до її початку. Цю норму передбачає стаття 21 Закону про відпустки. Винятку для перехідних відпусток, які припадають на два бюджетних періоди, немає.
Установи мають право брати бюджетні зобов’язання, щоб витрачати кошти на цілі та в межах, установлених затвердженими кошторисами (абз. 2 п. 5 Порядку № 228). Кошторис складають на один бюджетний період — календарний рік. Виникає враження, що оплата днів відпустки, яка припадає на наступний рік, не відповідає бюджетним принципам. Але це не так. Зобов’язання оплатити всю тривалість перехідної відпустки (грудень — січень) настають у грудні. Ці витрати належать до витрат поточного року. Держаудитслужба в листі від 08.11.2018 № 25-14/554 підтверджує:
Виплата заробітної плати працівникам за час відпустки, що припадає на грудень — січень, здійснюється у повному обсязі до її початку. При цьому згідно із вимогами бюджетного законодавства така виплата повинна здійснюватися за рахунок бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом, до закінчення бюджетного періоду.
Мінфін, коли коментував цю ситуацію в листі від 23.02.2018 № 35220-07-10/5151, про наявність порушення також не заявляв.
Так, має. Щорічну основну відпустку надавайте працівникам за відпрацьований робочий рік. Його відлічуйте з дня, коли сторони уклали трудовий договір. З другого року роботи надавайте працівникові відпустку в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).
Черговість, за якою треба надати відпустки, визначають графіки відпусток. Їх затверджує, погоджує з профспілкою та доводить до відома всіх працівників роботодавець (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).
Коли складаєте графік, ураховуйте потреби виробництва та особисті інтереси працівників.
У графіку можна запланувати відпустку й під кінець поточного року, і на початку наступного, і з переходом з одного року в інший.
Конкретний період щорічної відпустки в межах, які установлені графіком, узгоджують роботодавець і працівник. Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).
Отже, якщо за графіком відпусток працівник бере перехідну відпустку в грудні — січні, не надати її роботодавець не має права. Якщо ж працівник попросить відпустку не за графіком, останнє слово залишається за роботодавцем. Він може відмовити, зокрема й через відсутність фінансування на виплату відпускних або відсутність заміни тощо.
Виплатіть працівникові відпускні в грудні 2024 року. Відпустка починається в наступному бюджетному році, але зобов’язання її оплатити виникають у поточному році. З огляду на трудове законодавство маєте право визнати ці бюджетні зобов’язання в поточному бюджетному році й виплачувати відпускні за рахунок коштів поточного бюджетного періоду.
Так, може. Роботодавець, який погодив графік відпусток, що передбачає перехідну відпустку, або погодився надати працівнику непередбачену відпустку поза графіком, має своєчасно виплатити відпускні. Бухгалтер, коли планує видатки установи, має передбачити в кошторисі кошти на виплату відпускних за час відпустки поточного року й перехідні відпустки.
Якщо ж працівник попросить керівника установи надати відпустку поза графіком, можете скористатися зекономленими бюджетними коштами.
Отримати економію фонду оплати праці можете, зокрема, якщо:
- з’явилася вакансія у штатному розписі;
- звільнилися працівники;
- працівникам виплатили допомогу за листками непрацездатності;
- працівники перебувають у відпустках для догляду за дитиною;
- керівник установи зменшує розмір премій, доплат і надбавок, заохочувальних і компенсаційних виплат, які передбачає кошторис на відповідний бюджетний період.
Економію фонду оплати праці визначайте як різницю між фондом оплати праці, затвердженим кошторисом, і тим, що фактично використали.
Ні, не робіть. У місяці виплати відпускних, тобто в грудні 2024 року, нарахуйте відповідні витрати на всю суму відпускних. Бухгалтерськими проведеннями відобразіть, що:
- виплатили відпускні;
- перерахували обов’язкові платежі до бюджету й на рахунок ДФСУ щодо ЄСВ;
- нарахували витрати щодо відпускних;
- нарахували ПДФО, військовий збір та ЄСВ.
У січні не робіть жодних записів. Саме в грудні 2024 року виникає обов’язок виплатити відпускні. Зобов’язання щодо сплати всієї суми відпускних у грудні виникають одночасно. Тож повертати суму нарахованих та виплачених відпускних у грудні 2024 року до бюджету не треба.
