Які помилки варто виправити наприкінці року

Проаналізуйте діяльність установи за рік, щоб виявити й виправити помилки перед річними фінансовою та бюджетною звітностями. У статті підсвітимо типові помилки та підкажемо, як їх виправити.

Коригуйте кошторисні розрахунки	Проконтролюйте благодійну допомогу
Перевірте власні надходження	Проаналізуйте отримані послуги

Коригуйте кошторисні розрахунки

Щоб отримати фінансування, установи складають та подають розпоряднику вищого рівня проєкт кошторису.

Головний розпорядник:

• розглядає показники проєкту кошторису,
• перевіряє, чи установа:
  • законно й правильно склала розрахунки,
  • доцільно запланувала видатки,
  • правильно розподілила видатки за економічною класифікацією,
  • дотрималася чинних посадових окладів, норм, цін, лімітів та інших показників,
• погоджує заплановані видатки.

Часто навіть у погоджених кошторисах ревізори виявляють завищені розрахункові суми та зайво затверджені кошторисом асигнування на оплату праці, комунальні послуги тощо. Про це вони зазначають в актах ревізії та вимагають асигнування зменшити. Ревізори обов’язково перевірять, чи установа:

• деталізувала розрахунки за видами та кількістю товарів (робіт, послуг),
• зазначила в розрахунках вартість за одиницю.

Якщо цього не зробити, перевіряльники зафіксують в акті порушення вимог пунктів 22 та 29 Порядку № 228.

Довідку про внесення змін до кошторису розробляйте відповідно до норм Порядку № 228. Обов’язково обґрунтовуйте зміни відповідними розрахунками. Складайте їх за такою самою процедурою, як і розрахунки до проєкту кошторису. Це стосується й змін у межах одного КЕКВ.

Перевірте власні надходження

Найрозповсюдженіше порушення щодо власних надходжень — установи покривають видатки, пов’язані з наданням платних послуг, за рахунок коштів загального фонду кошторису. Це трапляється тоді, коли роботу працівників госпрозрахункового структурного підрозділу, які надавали платні послуги, установа оплачує коштом загального фонду.

Ще один вид власних надходжень бюджетних установ, які обов’язково перевірять під час ревізій фінансово-господарської діяльності, — плата за оренду майна. Її установа зобов’язана використовувати, щоб утримувати, облаштовувати, ремонтувати та/або придбавати майно (ст. 13 Бюджетного кодексу України). До плати за оренду майна не включайте витрат на утримання орендованого майна. Якщо оплатили ці витрати, орендар має відшкодувати їхню вартість окремо.

Орендар сплачує послуги з експлуатації будинків, електро-, тепло- та водопостачання, каналізації та інші комунальні послуги за рахунками відповідно до кодів економічної класифікації видатків. Якщо розраховуєтеся з постачальниками цих послуг за загальним фондом, кошти, які сплатить орендар:

• відображайте як відшкодування проведених витрат за загальним фондом,
• відносьте на відновлення касових видатків за відповідними кодами.

Якщо ж видатки проводили за рахунок коштів спеціального фонду, кошти, які відшкодовує орендар:

• зараховуйте на рахунки спеціального фонду,
• відображайте як зменшення видатків за цим фондом.

Договір про відшкодування витрат може передбачати сплату спожитих комунальних послуг щомісяця. У цьому разі щомісяця незалежно від того, чи відшкодував орендар спожиті комунальні послуги, надавайте йому рахунки. Якщо від орендаря кошти не надійшли — відображайте дебіторську заборгованість у бухгалтерському обліку.

Якщо орендар не відшкодовує витрат за спожиті комунальні послуги, надішліть йому претензію. У ній вимагайте добровільно погасити заборгованість. Якщо орендар не відповість на претензію та не перерахує сум заборгованості, стягуйте їх примусово через суд. До позовної заяви включіть вимогу про стягнення пені за те, що орендар несвоєчасно відшкодував витрати за спожиті комунальні послуги. Умова — договір передбачає пеню. Проводьте претензійно-позовну роботу. Ці дії стануть вагомим аргументом на захист установи, якщо ревізори виявлять в обліку дебіторську заборгованість і зафіксують її в акті ревізії.

Проконтролюйте благодійну допомогу

Бюджетна установа може отримувати благодійні внески, гранти та дарунки. До цієї підгрупи належать усі види добровільної безповоротної та безоплатної допомоги. Як отримувати, використовувати та обліковувати благодійні (добровільні) внески й пожертви від юридичних та фізичних осіб, установлює Порядок № 1222.

Установа має право отримувати благодійні внески:

• у грошовій формі, щоб фінансувати потреби за напрямами видатків, які визначають благодійники;
• як товари, роботи чи послуги.

Ревізори обов’язково перевірять, на які цілі установа використала отримані кошти.

Якщо благодійник цілей, на які можна використовувати кошти, не визначив, на що спрямувати благодійний внесок, визначає керівник установи відповідно до першочергових потреб. Використовувати кошти маєте право тільки на потреби, пов’язані з основною діяльністю установи.

Деякі керівники установ не вважають власні надходження бюджетними коштами, тож розпоряджаються ними на свій розсуд. Практика ревізій показує: є випадки, коли керівники використовують благодійну допомогу й не повідомляють про це бухгалтера. Щоб запобігти порушенням, своєчасно й у повному обсязі оприбутковуйте отриману благодійну допомогу від фізичних та юридичних осіб. Проінформуйте керівника, що він завжди має повідомляти про отриману благодійну допомогу, аби згодом не пояснювати ревізорам та правоохоронним органам, з якою метою приховав ці надходження.

Проаналізуйте отримані послуги

Часом бюджетним установам доводиться отримувати юридичні, охоронні або консультаційні послуги від сторонніх юридичних осіб. Через те, що неможливо побачити й порахувати ці послуги, ревізори сумніваються, чи реально установа їх отримувала. Тож документально оформлюйте ці послуги та відображайте їх у бухобліку.

Законодавство не визначає, як сторонам документально оформлювати послуги. Пропишіть це питання в договорі. Зазвичай сторони підписують акт наданих послуг. У договорі обов’язково передбачте строки, у які підписуватимете акт.

Коли складаєте акт наданих послуг, ураховуйте норми статті 9 Закону про бухоблік. Оскільки акт — це первинний документ, який підтверджує, що господарська операція відбулася, він має містити:

• назву;
• дату, коли його склали;
• назву установи, від імені якої його склали;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
• посади осіб, відповідальних за господарську операцію;
• особистий підпис або інші дані, які дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.

Законодавство не визначає типової форми акта наданих послуг. Відображайте господарські операції в обліку на підставі самостійно виготовлених бланків, які містять обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88).

Акт наданих послуг складайте щонайменше у двох примірниках: один для установи, другий надайте виконавцю послуг.

Назва послуг в акті має відповідати предмету договору. Кількість позицій, які перелічуєте, залежить від ступеня деталізації їх у тексті договору. Якщо договір містить докладний і вичерпний перелік послуг з їхнім кількісним і вартісним змістом, в акті обмежтеся одним рядком. У ньому охарактеризуйте предмет договору. Якщо назву послуги узагальнили, перелік послуг в акті максимально уточніть.

Часто трапляється, що обсяг послуг не можна виміряти кількісно. У цьому разі одиницю виміру господарської операції визначайте в натуральному та/або вартісному вираженні (абз. 1 п. 2.4 Положення № 88). Це дає підстави одиницю виміру проставляти в гривнях, якщо контрагент надає послуги, які вимірюються лише у вартісному вираженні. Це стосується, зокрема, юридичних послуг. Однак якщо вартість юридичних послуг залежить від тривалості витраченого часу, одиницю виміру доцільно зазначати в натуральному вираженні — годинах.

Як деталізувати зміст і обсяг господарської операції, визначають особи, які відповідають за цю господарську операцію і мають правильно її оформити. Ця деталізація має повністю розкрити зміст господарської операції та ідентифікувати активи, зобов’язання, доходи або витрати, пов’язані з нею.

Якщо установа не надасть оформлених належно первинних документів, ревізори зроблять висновок, що операцій установа не проводила. Кошти, які установа перерахувала як оплату за надані послуги, визнають незаконно перерахованими коштами.

Також під час перевірки ревізори акцентують: послуги, які отримала установа, мають бути пов’язані з її господарською діяльністю, а договір — укладеним у межах бюджетних асигнувань.

РЕЗЮМУЄМО. Наприкінці року проаналізуйте діяльність установи та перевірте, чи:

• скоригували розрахунки, якщо змінювали кошторис;
• не покрили видатків, пов’язаних з наданням платних послуг, за рахунок коштів загального фонду кошторису;
• належно оформили й використали плату за оренду майна;
• своєчасно та в повному обсязі оприбуткували благодійну допомогу;
• використали благодійну допомогу за цільовим призначенням;
• оформили документально отримані послуги.

Ці дії допоможуть успішно завершити бюджетний рік і підготуватися до періоду звітності.