КЕП чи УЕП: який підпис використовувати в публічних закупівлях
У статті розберемо, чим відрізняються КЕП та УЕП, а також хто й коли їх може використовувати. Знатимете, який підпис потрібно накладати, щоб розмістити інформацію в ЕСЗ, та які вимоги щодо електронного підпису встановлювати до учасників
Уповноважена особа (УО) має розібратися з електронними підписами, їхніми видами та законодавчими вимогами, що дозволяють їх використовувати. Неправильний вид підпису може призвести як до проблем із відхиленням тендерної пропозиції (ТП) учасника, так і до порушення законодавчих вимог у цілому.
Проаналізуймо, як діяти.
Чим різняться КЕП і УЕП
Згідно із Законом № 2155 і КЕП, і УЕП — підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Їх можна використовувати під час електронних довірчих послуг.
Електронний підпис — це електронні дані, які додають до інших електронних даних або логічно з ними пов’язують. Підписувач використовує їх як підпис (п. 15 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155).
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (п. 27 ст. 1 Закону № 2155).
Удосконалений електронний підпис (УЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису (п. 59 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155).
Формати удосконалених електронних підписів та печаток, які на сьогодні можна використовувати для електронних публічних послуг, містять Вимоги № 1298. Вони дещо уточнюють визначення удосконаленого електронного підпису і наголошують на тому, що він створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем. Він дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний такий електронний підпис (абз. 3 п. 2 Вимог № 1298).
Різницю між КЕП та УЕП допомагають зрозуміти положення статей 15 і 18 Закону № 2155.
Характеристики КЕП та УЕП
| УЕП | КЕП | |
| Середній | Рівень довіри | Високий |
| Можна копіювати й навіть передавати електронною поштою | Спосіб передачі та зберігання | Не можна скопіювати. Зберігають: або на токені — спеціальному пристрої у вигляді флешки, з якої неможливо копіювати підпис; або в захищеному хмарному сховищі. |
| - | Юридична сила | Має: таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис; презумпцію відповідності власноручному підпису |
Як бачимо, УЕП зручний тим, що його можна копіювати й навіть передавати електронною поштою. Однак це свідчить про нижчий рівень захищеності порівняно з КЕП. А ось КЕП — єдиний вид підпису, що відповідає за юридичною силою власноручному підпису.
Коли який підпис використовувати
Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між ними. Проаналізуємо, у яких випадках які підписи можна використовувати.
Електронна ідентифікація без підпису, з УЕП чи КЕП
Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, коли потрібно відправити, отримати, використати та постійно зберігати електронні дані за участю третіх осіб, можлива з використанням електронних довірчих послуг або без них (ст. 6, ч. 1—2 ст. 17 Закону № 2155).
Електронна ідентифікація з УЕП чи КЕП
Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, інші юридичні особи публічного права, їхні посадові особи використовують КЕП та кваліфіковані печатки, а також електронні підписи й печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів.
Електронний документообіг лише з КЕП
Президент, народні депутати, члени КМУ, керівники, заступники керівників, посадові особи держорганів, інших юридичних осіб публічного права, а також державні реєстратори, нотаріуси та інші суб’єкти, уповноважені державою здійснювати функції державного реєстратора, для вчинення реєстраційних та інших дій, якщо зазначені особи використовують електронний підпис для реалізації повноважень, пов’язаних із набуттям, зміною чи припиненням прав та/або обов’язків фізичних і юридичних осіб відповідно до закону, використовують лише КЕП.
Вимоги щодо використання кваліфікованих електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності (далі — державні установи) визначає Порядок № 798.
Підписувачі — працівники державної установи, що створює електронний підпис для реалізації повноважень, пов’язаних із набуттям, зміною чи припиненням прав та/або обов’язків фізичних і юридичних осіб, використовують виключно КЕП та кваліфіковані печатки.
Який підпис використовувати в закупівлях
Де про це подивитися:
Під час електронної взаємодії в публічних закупівлях замовники та учасники мають враховувати не лише правові засади електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг, а й вимоги Закону № 922, що є спеціальним законом для сфери публічних закупівель, та нормативно-правових актів, прийнятих для його виконання.
Закон № 922 передбачає, що під час використання ЕСЗ з метою подання ТП / пропозицій та їх оцінки документи й дані створюють та подають з урахуванням вимог Закону № 851 і Закону № 2155.
Обмежень для учасників публічних закупівель щодо виду підпису, який учасник має накласти, коли подає ТП / пропозицію, Закон № 922 не встановлює. А як ми зазначали, нормативно-правові акти у сфері електронного документообігу передбачають право використовувати УЕП.
Утім, замовники й учасники мають зважати на вимоги Порядку № 1082, зокрема пункту 3 цього Порядку. Він вимагає: щоб розмістити інформацію в ЕСЗ, замовник, ЦЗО, учасник, постачальник, орган оскарження, органи держфінконтролю:
- заповнюють електронні поля, які визначив адміністратор і реалізував в ЕСЗ;
- завантажують відповідні документи через своє автоматизоване робоче місце.
Після того як інформацію внесли в електронні поля, на неї накладають КЕП посадової особи.
Тому коли уповноважена особа (УО) замовника оголошує процедуру закупівлі, доцільно в тендерній документації (ТД) передбачити вимогу до учасників підписувати тендерні пропозиції саме КЕП.
Щоб використовувати правильно електронний підпис під час закупівель, врахуйте три поради.
Використовуйте КЕП, а не УЕП чи електронну печатку під час організації та проведення закупівель в ЕСЗ.
Перевіряйте, чи відповідає вид накладеного учасником підпису вимогам ТД.
Стежте за змінами в законодавстві щодо використання електронних підписів та практикою органів оскарження. Нормотворці ще можуть адаптувати законодавство у сфері публічних закупівель до загальних норм права, зокрема, у сфері довірчих послуг.
Як перевірити вид підпису
Де про це подивитися:
УО замовника не може вимагати від учасників засвідчувати документи, матеріали та інформацію, які вони подають у складі ТП, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи надані у формі електронного документа через ЕСЗ із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону № 2155.
Якщо ж встановили вимоги до учасника накласти КЕП на ТП, а учасник використав під час подання пропозиції інший підпис або не дотримався певних вимог ТД щодо підпису, пам’ятайте про пункт 43 Особливостей.
У цьому випадку замовник зобов’язаний надати учаснику можливість виправити невідповідності. Дискваліфікувати учасника через зазначену підставу, не надавши можливості змінити накладений підпис, неправомірно. Тож таким рішенням можете спровокувати скаргу учасника до органу оскарження.
Три найпоширеніші причини оскарження, пов’язані з електронними підписами в ТП
Відхилення ТП учасника через ненакладення КЕП.
Накладення на пропозицію УЕП / електронної печатки, а не КЕП.
Накладення КЕП особою, не уповноваженою підписувати документи для участі у закупівлі.
Повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей оприлюднюйте в ЕСЗ так, щоб учасник мав можливість його виконати. Зокрема, не варто робити це у вихідний день. За законом на виправлення невідповідностей учасник має всього 24 години з моменту, коли замовник розмістив вимо. Він повинен встигнути отримати за добу підпис, який вимагаєте, та перепідписати документи.
Також перевіряйте електронний підпис, який містить електронна банківська гарантія, яку надає учасник як забезпечення ТП.
Забезпечення ТП у вигляді банківської гарантії повинно відповідати Наказу № 2628. Тож гарантія, яку учасник надає в електронній формі, має бути підписана шляхом накладання КЕП та кваліфікованої електронної печатки за її наявності, що прирівняні до власноручного підпису уповноваженої особи гаранта та його печатки відповідно.
Пояснення відмінностей між КЕП та УЕП та способів їх перевірки розміщене на сайті АМКУ (лист від 10.02.2021 № 20-29/06-1616-у). Орган оскарження рекомендував замовникам врахувати його у вимогах ТД та під час оцінки ТП. Однак з того часу відбулися зміни в законодавстві щодо електронних довірчих послуг. Радимо використовувати це роз’яснення лише в частині відмінності між КЕП та УЕП та способів їх перевірки.
Як перевірити інформацію про підпис
Якщо хочете перевірити інформацію про підпис на документах учасника, зайдіть на сайт ЦЗО.
Відкрийте ліворуч меню й перейдіть на Довірчі послуги — Перевірити підпис.
У віконце, що відкрилося, завантажте підписаний файл або файл підпису з вашого комп’ютера (рис. 1).
 |
| Рис. 1 |
Проаналізуйте отриманий результат.
Варіант 1 — учасник підписав файл УЕП (рис. 2).
У цьому разі в інформації про підпис побачите, що:
- тип носія — незахищений;
- тип підпису — удосконалений.
В УЕП сертифікат також має бути кваліфікованим.
 |
| Рис. 2 |
Варіант 2 — учасник підписав файл КЕП (рис. 3).
Якщо файл підписаний КЕП, то в інформації про підпис будуть відображені:
- тип носія — захищений;
- тип підпису — кваліфікований.
 |
| Рис. 3 |
РЕЗЮМУЄМО. Оптимальний варіант для ТП — КЕП. Попри те що використовувати УЕП не заборонено, вимога в ТД накласти КЕП відповідатиме пункту 3 Порядку № 1082 до розміщення інформації в ЕСЗ.
Три поради для УО щодо електронних підписів