П’ять відповідей на запитання щодо інвентаризації в бюджетних установах

Правила та строки інвентаризації визначені в Положенні № 879. Однак під час інвентаризації виникає безліч начебто дрібних запитань, на які не так просто знайти відповіді. Тож до вашої уваги пропонуємо відповіді на запитання з нашого вебінару на цю тему.

Як провести інвентаризацію, якщо майно, розміщене на окупованій території, знищили?

Майно, розміщене на окупованій території, інвентаризують після деокупації території, тобто після отримання безпечного й безперешкодного доступу до матеріальних цінностей.

У річній фінансовій звітності інформацію про активи, до яких немає доступу, зобов’язання та власний капітал, які не можна документально підтвердити через те, що немає доступу до відповідних первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відображають за даними бухгалтерського обліку.

Бюджетні установи зобов’язані провести інвентаризацію станом на перше число місяця, що настає за місяцем, у якому з’явився доступ до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації у бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду (п. 12 Порядку № 419).

У бюджетній установі оголосили простій. До кабінетів установи немає доступу, бо працівники забрали ключі додому. Через це провести інвентаризацію не маємо змоги. Що робити в цій ситуації?

Імовірно йдеться про відсутність безперешкодного доступу до певних приміщень і недотримання правил техніки безпеки, протипожежної безпеки й охорони праці. Адже дивно, коли установа має по одному ключу від кожного кабінету, та й ті працівники забирають додому. Тобто фактично хвороба, відпустка працівника або оголошення простою блокують доступ до кабінету (приміщення). Ключі від кабінетів треба зберігати в установі. Адже може трапиться аварія або пожежа тощо.

Тож оптимальний варіант — повідомити працівникам, що вони мають повернути ключі від кабінетів. Також можна скористатися запасними ключами, щоб провести інвентаризацію. Кабінети — це приміщення установи, а не приватна власність працівників.

Відсутність безперешкодного доступу до майна установи через те, що ключі від кабінетів перебувають у працівників, — не підстава для непроведення інвентаризації.

У школі треба списати й демонтувати будівлю котельні. Маємо Акт обстеження будівлі й дозвіл місцевої ради. Які ще документи оформити?

Ідетьcя про об’єкт нерухомості, який належить до об’єктів комунальної власності. Тому питання щодо списання об’єктів нерухомого майна регулюють відповідні органи місцевого самоврядування (ОМС).

Тож відповідна місцева рада має власним рішенням затвердити порядок списання майна комунальної власності, зокрема нерухомості, і порядок його оформлення.

Під час затвердження порядку списання комунального майна часто беруть за основу положення Порядку № 1314.

У порядку списання об’єктів комунальної власності визначають, за якою процедурою списується нерухоме майно, з ким погоджувати списання, кого включати до комісії зі списання та як документально це оформити.

Отже, кожна місцева рада затверджує свій власний порядок списання комунального майна. Єдиного варіанту не існує.

У 2022 році були виконані роботи щодо встановлення системи відеоспостереження, до якої включені й камери відеоспостереження. Як показати їх в актах інвентаризації?

Роботи зі встановлення системи відеоспостереження не належать до поточного або капітального ремонту. Після того як систему відеоспостереження встановили, в обліку мав з’явитися об’єкт необоротних активів попри те, що видатки провели за КЕКВ 2240.

За КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» оплачують послуги з побудови, створення і впровадження:

• локальних мереж;
• систем відеоспостереження,
• охоронної сигналізації, у тому числі оплата мережевого обладнання:
  • монтажних шаф,
  • монтажних коробів,
  • кабелеводів, кабелів,
  • з’єднувачів, розеток, кріплень, комутаційних панелей тощо, якщо це обладнання є невід’ємною частиною послуг (пп.  13 п. 2.2.4 Інструкції № 333).

У цій нормі закладена проблема: побудова і створення системи відеоспостереження вказує на те, що створюється саме об’єкт необоротних активів, який треба відобразити в бухгалтерському обліку.

Первісна вартість об’єкта основних засобів може формуватися як за рахунок капітальних витрат, так і за рахунок поточних витрат — витрат на транспортування, установку, монтаж, налагодження основних засобів тощо (п. 3 розд. 3 Методичних рекомендацій № 11).

У ситуації, описаній нашим читачем, створюється об’єкт основних засобів у розумінні абзацу 4 пункту 1 розділу ІІ НП(С)БОДС 121:

Якщо ж один об’єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), кожну з цих частин можна визнавати в бухгалтерському обліку як окремий об’єкт основних засобів (п. 1 р. ІІ НП(С)БОДС 121).

Створену систему відеоспостереження доцільно обліковувати як об’єкт основних засобів або як інші необоротні активи (залежно від вартісного показника).

Якщо об’єкт створено за рахунок поточних витрат, їх треба вилучити з доходу звітного періоду й показати цільове фінансування: Д-т 70, 7111 К-т 54 «Цільове фінансування». Далі — накопичувати капітальні інвестиції в створення об’єкта основних засобів (інших необоротних активів).

Якщо цього не зробили минулому році, за результатами інвентаризації зафіксуйте факт наявності такого об’єкта й ухваліть рішення про виправлення помилки в бухобліку.

Чи можна вважати нецільовим використанням коштів створення об’єкта основних засобів (необоротних активів) за рахунок поточних видатків за КЕКВ 2240?

Здійснення видатків за відповідним кодом економічної класифікації не може бути ціллю, що її встановлює бюджетне призначення або бюджетне асигнування. Відповідно, здійснення видатків за кодом економічної класифікації, яке не повною мірою відповідає економічній сутності платежу, однак відповідає цілям, визначеним у паспорті бюджетної програми, не можна кваліфікувати як нецільове використання бюджетних коштів. Цього висновку дійшов Шостий апеляційний адміністративний суд у справі від 24.10.2018 № 826/12881/17. Рішення він ухвалив на користь бюджетної установи, а не Державної аудиторської служби.

Також маємо свіже судове рішення з таким висновком:

Тож створення системи відеоспостереження за рахунок видатків за КЕКВ 2240 не можна вважати нецільовим використанням бюджетних коштів.