Використовуємо особистий автомобіль для службових обов’язків

Бувають ситуації, коли керівникові чи головному бухгалтерові закладу освіти необхідно скористатись службовим автомобілем, а його немає: у період воєнного стану службові автомобілі вилучають для оборонних потреб держави або він тривалий час перебуває в ремонті. Придбати нове авто для потреб установи сьогодні складно та недоцільно, а виконувати службові обов’язки необхідно. Тож треба шукати варіанти, як розв’язати питання. Можна взяти в оренду автомобіль. Однак це не найкращий варіант, адже, окрім плати за оренду, необхідно його утримувати. Сьогодні розглянемо альтернативний варіант — позичку.

Що таке договір позички та які його переваги	Як організувати списання палива
Які важливі моменти потрібно передбачити в договорі позички	Як встановити норми списання палива для авто, отриманого за договором позички
Чи завіряти договір позички нотаріально	Як відобразити в обліку
Хто має оплатити послуги нотаріального засвідчення договору позички

Що таке договір позички та які його переваги

Договір позички — це коли одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку (п. 1 ст. 827 Цивільного кодексу України; ЦК).

Користуватися річчю за договором позички можна безоплатно, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.

Отже, якщо одна особа ухвалила рішення передати в користування річ іншій особі на умовах безоплатного користування, — це позичка.

Якщо працівник згоден надати установі власний автомобіль, варіант позички транспортного засобу — оптимальний. Договір позички — це передача в безоплатне користування. Якщо в умовах договору передбачити оплату за отримане в користування авто, він автоматично стає договором оренди.

Які важливі моменти потрібно передбачити в договорі позички

Години користування авто

У договорі позички зазначте графік користування автомобілем. Термін дії договору можна не вказувати. Проте обов’язково пропишіть умову: у разі звернення транспортний засіб повернете власнику.

Автомобіль використовуйте в робочий час. Власник може користуватись автомобілем у неробочий час. Тож у договорі позички обов’язково пропишіть графік користування авто: зазначте години, коли авто використовує позичкодавець, а коли — користувач.

Документальне оформлення роботи автомобіля

На автомобіль, який отримуєте за договором позички, поширюються Положення про використання службових ТЗ та Положення про списання ПММ, затверджені розпорядчим документом установи.

Зазвичай Положення про використання службового автомобіля містить додаток — форму Подорожнього листа службового легкового автомобіля, яким підтверджують рух службового авто.

У договорі позички обов’язково пропишіть вимогу: користувач має під підпис фіксувати кілометраж за показниками одометра, коли передає авто.

Витрати на утримання та обслуговування

Якщо плануєте користуватись автомобілем тривалий час, обов’язково пропишіть розподіл витрат на утримання авто. Поточні витрати оплачуйте за рахунок установи, а витрати на придбання високовартісних запчастин розділіть 50/50. До поточних витрат відносимо заміну мастила, повітряних фільтрів, ламп. До витрат на високовартісні запчастини — витрати на придбання акумуляторної батареї або заміну зношених автомобільних шин.

Отже, всі капітальні витрати позичкодавець покриває сам.

Відповідальність за заподіяну шкоду

У договорі позички обов’язково зазначте «години відповідальності»: сторона договору в чітко визначені години нестиме повну відповідальність за авто. І хоча страхова компанія, якщо трапиться страховий випадок, покриє більшу частину витрат, цей пункт треба прописати.

Розірвання договору

Користувач має право повернути транспортний засіб, переданий йому в користування, в будь-який час до спливу строку договору. Якщо авто потребує особливого догляду або зберігання, користувач зобов’язаний повідомити позичкодавця про відмову від договору не пізніше ніж за сім днів до того, як поверне авто.

Позичкодавець має право вимагати розірвати договір і повернути транспортний засіб у разі, якщо:

• виникли непередбачені обставини, через які транспортний засіб став потрібний йому самому;
• користування транспортним засобом не відповідає призначенню та умовам договору;
• транспортний засіб самочинно передали в користування іншій особі;
• транспортний засіб можуть знищити або пошкодити внаслідок недбалого поводження (ст. 834 ЦК).

Також умовами договору позички установа має право передбачити інші умови, коли транспортний засіб треба повернути, а договір розірвати.

Чи завіряти договір позички нотаріально

Договір позички обов'язково треба завіряти нотаріально. Договори позички транспортного засобу укладають у письмовій формі та нотаріально посвідчують. Виняток — договори позички наземних самохідних транспортних засобів (п. 4 ст. 828 ЦК).

Хто має оплатити послуги нотаріального засвідчення договору позички

Нотаріальні послуги оплачує установа. Так вона документально оформить договір, а отже, виконає вимоги пункту 4 статті 828 ЦК, матиме змогу відображати господарські операції в обліку, матиме право списувати використане автомобілем паливо та проводити поточні витрати на утримання авто.

Як організувати списання палива

Перед підписанням договору позички оберіть зручний варіант:

• авто використовують і установа, і власник у чітко визначені години;
• авто використовує тільки установа, власник ним не користується.

За першим варіантом у подорожньому листі чітко фіксуйте показники одометра на момент передачі і повернення під підпис двох осіб — водія установи та позичкодавця.

За другим варіантом облік ведіть так само, як обліковуєте службовий автомобіль установи: відповідно до розробленого Положення про списання ПММ.

Як встановити норми списання палива для авто, отриманого за договором позички

Щоб встановити норми списання палива, використовуйте дані, зазначені в посібнику з експлуатації автомобіля.

Мінінфраструктури в Листі № 1441 зазначає: списувати паливо й мастильні матеріали установа має відповідно до Норм № 43 за єдиною прозорою системою. Застосовувати нормативні витрати палива, що перевищують гранично допустимі значення, які встановлені Нормами № 43, або безконтрольно списувати паливо й мастильні матеріали за «фактичними витратами» — неприйнятно, оскільки це створює умови для зловживань.

Отже, щоб визначити норми списання палива, користуйтесь Нормами № 43.

Як відобразити в обліку

Як списати паливо й відобразити в бухгалтерському обліку установи, розглянемо в Прикладі.

Облік передачі автомобіля, придбання, видачі та списання використаного палива  НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Службовий автомобіль установи тривалий час перебуває в ремонті. Керівник ухвалює рішення передати установі власний автомобіль за договором позички. Автомобіль використовуватимуть відповідно до графіка роботи установи як службовий. Після роботи керівник використовуватиме автобіль як особистий транспортний засіб. Посади водія в установі немає, керівник самостійно кермує.

Відобразіть отриманий за договором позички транспортний засіб в обліку. До договору позички за ЦК застосовують положення найму (оренди). Тож у бухобліку відобразіть авто за Д-т позабалансового рахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів», на якому ведуть облік розпорядниками бюджетних коштів орендованих основних засобів за вартістю, зазначеною в договорі про оренду (Порядок застосування Плану рахунків).

Обов’язково щовечора фіксуйте показники одометра й вносьте в подорожній лист показання на початок та кінець дня.

Вибуття, тобто повернення позичкодавцю, відобразіть за К-т 011.

Проведення, які установа має виконати, покажемо в Таблиці.

Відображення в обліку передачі автомобіля, придбання, видачі та списання використаного палива

Розподіліть за допомогою аналітичних рахунків паливо в талонах та паливо, вже заправлене в авто. Адже облік залишку в паливному баку авто треба вести. Зазвичай для цього у Робочому плані рахунків, який застосовує установа, передбачають два і більше аналітичних рахунків, якщо закуповують різні види палива й мастильних матеріалів. Тож в деталізації запасів на субрахунку 1514 використовуйте аналітичні рахунки:

• 1514 /1 «Паливо у талонах А-95»;
• 1514/2 «Паливо А-95 в баку автомобіля» і т.д.

Зазвичай у Положенні про списання ПММ додатком наводять форму Реєстру подорожніх листів, яку розробляє установа. Цей документ використовує бухгалтер, щоб накопичити дані щодо виданих на заправку паливних талонів та зафіксувати показники одометра при виїзді й заїзді службового автомобіля. Це дає змогу швидко та зручно прорахувати витрати палива за день, місяць.

Пам’ятайте про необхідність підтверджувати факт заправки автомобіля. За кожен виданий паливний талон маєте отримати фіскальний чек РРО з АЗС на відпущене за талонами пальне.

У кінці звітного місяця, коли отримаєте останній подорожній лист, на підставі даних подорожніх листів та Реєстру складайте Акт списання запасів, за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну № 431.