Подайте заяву-розрахунок так, щоб ПФУ не відхилив

Страхові виплати нині фінансує Пенсійний фонд України (ПФУ). Щоб отримати фінансування за лікарняними, роботодавець подає заяву-розрахунок з інформацією про суми коштів, які нарахував бухгалтер установи.

Щоб ви впоралися з цим зав­дан­ням без проблем, Мінсоцполітики розробило покрокову інструкцію, як сформувати заяву-розрахунок, а ПФУ навів випадки, коли електронну заяву-розрахунок, яку подав роботодавець, відхиляють. Ми ж виокремили головне.

Що змінилося

Власне форма заяви-розрахунку не змінилася. А от подавати заяви-розрахунки до ПФУ тепер треба через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі елек­трон­них послуг. Щоб сформувати заяву-розрахунок в електронному вигляді, користувачу-страхувальнику знадобиться лиш доступ до інтернету та кваліфікований елек­трон­ний підпис (КЕП).

Якщо роботодавець не може скористатися електронним кабінетом на вебпорталі ПФУ, він складає заяву-розрахунок в паперовій формі та подає її до будь-якого сервісного центру головних управлінь ПФУ в областях та м. Києві.

Укладати з ПФУ окремий договір, щоб подати заяву-розрахунок в електронному вигляді, роботодавцям не потрібно.

Як сформувати заяву-розрахунок

Сформувати заяву-розрахунок допоможе покрокова інструкція від Мінсоцполітики. На її основі ми склали Пам’ятку. А далі — докладний алгоритм.

Зайдіть на вебпортал елек­трон­них послуг ПФУ. Натисніть кнопку «Вхід», ідентифікуйте себе як юридичну особу, підтвердьте вхід за допомогою КЕП та пароля до нього і натисніть кнопку «Увійти».

В особистому кабінеті страхувальника (у меню зліва) зайдіть у розділ «Заяви-розрахунки» та натисніть кнопку «Створити нову».

На екрані з’явиться форма заяви-розрахунку, в якій потрібно додати інформацію в зазначені поля. Деякі з них сис­тема запов­нює автоматично, як-от «Код за ЄДРПОУ страхувальника».

Якщо пропустити рядок, який запов­нювати обо­в’яз­ково, програма позначить поле червоним кольором.

Коли запов­нюєте заяву-розрахунок, не використовуйте символи, наприк­лад лапки, які часто зустрічаються в назвах установ та організацій. Якщо використовуватимете некоректні знаки, програма повідомить написом «Поле містить заборонені символи» та позначить рядок червоним кольором.

У рядках «Дата початку періоду, за який включати ЛН (З)» та «Дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО)» зазначте період (з… по), за який до заяви-розрахунку мають потрапити лікарняні («Готові до сплати»).

Система сама обере у визначеному календарному проміжку листки непрацездатності зі статусом «Готові до сплати». Після запов­нення усіх необхідних рядків натисніть кнопку «Продовжити».

Після того як сис­тема підвантажить готові до сплати листки непрацездатності, на екрані з’являються два додаткових поля: «Додаток про тимчасову непрацездатність» та «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання», у яких відображені дані лікарняних кожного працівника, що відповідають страховому випадку. У Додатки потрапляють лише ті лікарняні, виплати / частину виплат за якими відшкодовує ПФУ.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку — 200 одиниць.

Для того щоб внести інформацію про конкретного працівника, натисніть на «олівець» (піктограма) у полі з прізвищем людини. У додатковому вікні, яке відкривається, деякі рядки будуть запов­нені автоматично, а деякі потрібно запов­нити вручну. Зокрема, автоматично підтягується інформація про страховий стаж людини (загальний) та про стаж за останніх 12 місяців.

Вам може знадобитися змінити дані про страховий стаж — зокрема, коли не враховано інформацію про стаж, набутий після звітного кварталу. Це можна зробити вручну. Внесіть інформацію в усі поля, позначені зірочкою: «*».

Аналогічно опрацюйте всі листки непрацездатності, включені до заяви-розрахунку, які надсилатимете до ПФУ.

Коли запов­ните обо­в’яз­кові поля, натисніть кнопку «Зберегти». Після цього до заяви-розрахунку ще можна вносити зміни.

Після того як пов­ністю оформили заяву-розрахунок за всіма обраними лікарняними, оберіть опцію «Сформувати заяву-розрахунок». Документ відкриється в новому вікні. Його можна завантажити та роздрукувати. 

Підпишіть заяву-розрахунок та відправте до ПФУ.

Перед тим як відправити до ПФУ заяву-розрахунок, перевірте сформований документ. Адже після відправки її редагувати не можна.

Успішність ваших дій засвідчить повідомлення «Заява розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ».

Щоб коректно завершити роботу із заявою-розрахунком, натисніть «Ок». Після виходу з документа можна працювати з іншими сервісами порталу.

Перевірити статус лікарняного («прийнято», «не прийнято», «в опрацюванні») можна в розділі «Заява-розрахунок». 

Коли ПФУ відхиляє заяву-розрахунок

Якщо запов­ните електронну заяву-розрахунок з помилками, ПФУ відхилить її. Ось найпоширеніші помилки за е-лікарняними:

• неправильно зазначили реквізити страхувальника: місцезнаходження — не пов­ністю або з помилками, номер рахунку, МФО банку тощо;
• не внесли дані щодо приналежності застрахованої особи до пільгової категорії (у разі наявності);
• є невідповідність між страховим стажем за останніх 12 місяців, який застрахована особа набула фактично, і зазначеним у Реєстрі застрахованих осіб;
• не правильно розрахували суму виплат за листком непрацездатності.

В елек­трон­них заявах-розрахунках за паперовими лікарняними ваші колеги найчастіше припускаються помилок в даних, які вводять вручну, — і в реквізитах самого листка непрацездатності, і в інформації про застраховану особу.

Скановані копії паперових листків непрацездатності потрібно прикріпити до електронної заяви-розрахунку.

Відхилені заяви-розрахунки мають статус «не прийнято». Про причину відхилення сис­тема повідомить коментарем.

Отже, щоб своєчасно отримати допомогу з тимчасової непрацездатності, уважно перевіряйте всі реквізити та реєстраційні дані.