Обчислюємо лікарняні та декретні з 1 січня: правила та приклади

За новою редакцією Закону № 1105 з 2023 року лікарняні й декретні фінансує Пенсійний фонд України (ПФУ).

Щоб правильно обчислити е-лікарняний, застосовуйте нову редакцію Закону № 1105 та оновлений Порядок № 1266. Далі покажемо на прикладах, як правильно робити розрахунки.

Кому не оплачувати лікарняні

Не оплачуйте лікарняний працівника, який перебуває на службі в ЗСУ, теробороні чи інших збройних формуваннях. Адже працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, в т. ч. за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника роботодавцець лише бере до відома. Оплачувати його не потрібно ані за кош­ти роботодавця, ані за кош­ти ПФУ.

Коли з працівником призупинили дію трудового договору і в цей період він захворів чи отримав травму невиробничого характеру або доглядає дитину, його лікарняний не оплачуйте. Відповідну оплату такий працівник зможе отримати після того, як Україна переможе у війні (ст. 13 Закону № 2136). Єдиний виняток — лікарняний з вагітності та пологів. Його оплачуйте з огляду на розмір мінзар­плати.

Якщо працівник не виходить на роботу і не повідомив роботодавця про причини своєї відсутності та в період такої відсутності в нього з’явився е-лікарняний — оплачувати його не можна. Принаймні поки не з’ясуєте, з якої причини він відсутній на роботі й чи можна за такої причини оплачувати лікарняний.

Нова редакція Закону № 1105 не передбачає створення комісії (упов­новаженого) з питань соціального страхування. Наразі ці функції виконує роботодавець або упов­новажена ним особа. Тож бухгалтер може обчислювати лікарняний лише після того, як отримає вказівку від роботодавця.

Якщо роботодавець призначив виплату за лікарняним, бухгалтер має правильно визначити:

• розрахунковий період;
• середньоденну заробітну плату;
• загальний розмір страхового стажу працівника та його страховий стаж за останніх 12 місяців перед лікарняним.

Одним з ключових значень під час обчислення лікарняних є дата настання страхового випадку. Тобто лікарняний за страховим випадком, що настав у 2022 році, обчислюйте за старими правилами. Якщо у 2023-му — за новими.

Наразі немає офіційних роз’яснень щодо застосування цього принципу. Сподіваємося, що посадовці з ними не забаряться.

Лікарняні яких працівників обчислювати у звичний спосіб

Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним мають не менше ніж 6 місяців страхового стажу, лікарняні з тимчасової непрацездатності обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Якщо розмір лікарняного буде менший за розмір мінзар­плати — не робіть жодних дотягувань і доплат. Адже Закон № 1105 цього не передбачає.

Коли оплачуєте е-лікарняні працівницям, які працюють на підприємстві понад пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів, пильнуйте, аби розмір виплати не був меншим за той, що вимагає закон. Е-лікарняний з вагітності та пологів має бути не меншим за розмір допомоги, обчислений із мінзар­плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).

Нагадаємо, що з 01.10.2022 мінзар­плата становить 6700,00 грн. Із 01.01.2023 вона не змінюється.

ПРИКЛАД 1. Обчислюємо лікарняний з вагітності та пологів НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця перебуває у трудових відносинах з роботодавцем понад рік та весь час отримує мінімальну зар­плату. Із 09.01.2023 в неї лікарняний з вагітності та пологів на 126 календарних днів (к. дн.). Розрахунковий період — з 01.01.2022 по 31.12.2022. При цьому за період з 01.01.2022 по 30.09.2022 мінзар­плата становила 6500,00 грн, з жовтня 2022-го — 6700,00 грн на місяць. За 2022 рік працівниця не пропускала роботу через поважні причини. Тому беремо до розрахунку всі 365 днів. Обчислимо лікарняний за декілька етапів. Визначимо середньоденний заробіток: — з фактичної зарплати: 6500,00 грн × 9 міс. + 6700,00 грн × 3 міс. = 78 600,00 грн ÷ 365 дн. = 215,34 грн. —  з мінімальної зарплати, встановленої на момент настання страхового випадку:  6700,00 грн ÷ 30,44 (середньомісячна кількість днів) = 220,11 грн. Порівняємо ці два показники: 215,34 грн < 220,11 грн. Отже, середньоденний заробіток з фактичної зар­плати менший за середньоденний заробіток з мінзар­плати. Тому допомога з вагітності та пологів становить: 220,11 грн × 126 дн. = 27 733,86 грн. Лікарняний з вагітності та пологів пов­ністю оплачує ПФУ. Тобто цю суму маєте зазначити у Заяві-розрахунку.

Зважте, що в такий спосіб оплачують лише е-лікарняні з вагітності та пологів, за якими страховий випадок настав не раніше за жовтень 2022 року.

Аналогічно оплачуйте е-лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей зак­лад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний з вагітності та пологів на 14 к. дн. Такий лікарняний є продовженням основ­ного. Відповідно, для його оплати застосовуйте середньоденний заробіток, що обчислили для оплати основ­ного лікарняного.

Як обчислити лікарняні, коли страховий стаж менший за 6 місяців

Якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком страховий стаж працівника менший ніж 6 місяців, розмір допомоги за лікарняним не має перевищувати розміру мінзар­плати, встановленого на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).

Нині до цієї групи ­можуть потрапити особи, з якими призупинили дію трудового договору, а також працівники, які з інших причин не отримували зар­плату і з неї не сплачували ЄСВ. Тобто страхового стажу за цей період працівник не набув.

Коли визначаєте загальний страховий стаж, беріть до уваги також страховий стаж, що працівник отримав на попередніх місцях роботи, або коли отримував допомогу з безробіття чи пенсію за інвалідністю (ч. 1 ст. 14 Закону № 1105).

Розмір страхового стажу працівника визначте за довідкою з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9. При цьому майте на увазі, що довідка за формою ОК-5, ОК-7 не відображає період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначають страховий стаж працівника за всіма місцями роботи.

ПРИКЛАД 2. Обчислюємо лікарняний, якщо працівник працював в інших місцях НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник 01.11.2022 влаштувався на роботу. 05.01.2023 захворів та отримав е-лікарняний. За довідкою ОК-5 бухгалтер встановив, що загальний страховий стаж працівника перевищує 8 років. За останніх 12 місяців перед страховим випадком (з 01.01.2022 по 31.12.2022) він працював 2 місяці в іншого роботодавця, а також протягом 4 місяців отримував допомогу з безробіття від центру зайнятості. Оскільки за останніх 12 місяців працівник має 8 місяців страхового стажу, обчислюємо лікарняний з фактичного заробітку і не обмежуємо лікарняні розміром мінзар­плати.

Коли у довідці з ПФУ бачите, що на попередньому місці роботи за один з місяців працівник набув не 31 чи 30 днів стажу, а непов­ний місяць, — такі місяці не відкидайте. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останніх 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні чи більше, обмеження не застосовуйте.

Якщо такий спосіб підрахунку не підходить — скористайтеся формулою:

ТП = Св ÷ В,

де ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу (в місяцях);

Св — сума ЄСВ, що сплатили за відповідний місяць;

В — мінімальний розмір страхового внеску за відповідний місяць (ч. 3 ст. 14 Закону № 1105).

За цією формулою зараховуйте до страхового стажу не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзар­плати, враховуйте як один місяць (1,0).

Місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзар­плати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою. До страхового стажу зараховуйте лише відповідну частину місяця (0,99 – 0,01). Коли визначите всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.

Якщо ж за останніх 12 місяців у працівника не набралося 6 місяців страхового стажу — застосуйте обмеження.

Як застосовувати обмеження розміром мінзар­плати

Коли обмежуєте лікарняні розміром мінзар­плати, зважайте на страховий стаж (ст. 17 Закону № 1105). Це стосується і працівників, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем менше ніж пів року.

Допомогу з тимчасової непрацездатності нараховуйте працівникові, загальний страховий стаж якого:

• до трьох років — у розмірі 50%;
• від трьох до п’яти років — 60%;
• від п’яти до восьми років — 70%;
• понад вісім років — 100% (ст. 24 Закону № 1105).

Водночас незалежно від страхового стажу допомогу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте працівникам, які є:

• постраждалими категорії 1—3 від Чорнобильської катастрофи або доглядають дитину до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранами війни, постраждалими учасниками Революції Гідності та членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
• жертвами нацистських переслідувань відповідно до Закону № 1584;
• донорами, які мають право на пільгу за статтею 20 Закону № 931;
• особами, реабілітованими відповідно до Закону № 962, із числа репресованих у формах позбавлення/обмеження волі / примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного зак­ладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
• працівниками або гіг-спе­ціа­лістами резидента Дія Сіті.

Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу в розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Проте медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зар­плати незалежно від страхового стажу.

Лише після того як визначили всі деталі, що впливають на розмір оплати за лікарняним, переходьте до обчислень.

ПРИКЛАД 3. Обчислюємо лікарняний працівникові зі страховим стажем менше ніж три роки НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ На своє перше місце роботи працівник влаштувався 01.11.2022. За кожен пов­ний місяць роботи він отримав по 6700,00 грн. 05.01.2023 отримав листок з тимчасової непрацездатності на 12 к. дн. Визначимо середньоденний заробіток: — з фактичної зарплати за листопад і грудень 2022 року (61 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: 6700,00 грн × 2 міс. ÷ 61 к. дн. × 50% = 109,83 грн; — мінзарплати: 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн. Порівняємо показники: 109,83 грн < 220,11 грн. Як бачимо, середньоденний заробіток з мінзар­плати більший за середньоденний з фактичного заробітку. Тому нарахуємо лікарняні з фактичного середньоденного заробітку. Розмір лікарняних становитиме за кош­ти: — роботодавця — 549,15 грн (109,83 грн × 5 к. дн.); — ПФУ — 768,81 грн (109,83 грн × 7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних дорівнює 1317,96 грн (109,83 грн × 12 к. дн.).

Коли обчислюєте розмір середньоденного обмеження від мінзар­плати, не застосовуйте відсотка страхового стажу. Адже таким обчисленням визначають максимальну величину, більшим за яку не може бути середньоденний заробіток працівника.

ПРИКЛАД 4. Обчислюємо лікарняні працівникові із загальним страховим стажем понад 8 років НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.09.2022. Посадовий оклад — 8500,00 грн. 05.01.2023 йому відкрили е-лікарняний на 12 к. дн. При цьому страховий стаж працівника за останніх 12 місяців менший за 6 місяців. Проте загальний страховий стаж перевищує 8 років. Оплачуємо е-лікарняний у розмірі 100%. Але застосуємо обмеження мінзар­платою. Визначимо середньоденний заробіток: — з фактичної зарплати за вересень — грудень 2022 року (122 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: 8500,00 грн × 4 міс. ÷ 122 к. дн. × 100% = 278,69 грн; — мінзарплати: 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн. Порівняємо показники: 220,11 грн < 278,69 грн. Оскільки середньоденний заробіток з фактичної зар­плати більший, обмежимо лікарняні середньоденним заробітком з мінзар­плати. Отже, розмір лікарняного становитиме за кош­ти: — роботодавця — 1100,55 грн (220,11 грн × 5 к. дн.); — ПФУ — 1540,77 грн (220,11 грн × 7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних дорівнює 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.).

Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів

Коли за останніх 12 місяців працівниця має менше ніж 6 місяців страхового стажу, обмежте лікарняні з вагітності та пологів розміром двох мінзар­плат.

До такої групи, окрім осіб, з якими призупинили дію трудового договору, ­можуть потрапити працівниці, які значний час перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу. Тобто такі особи не сплачували ЄСВ, зокрема, за періоди відпустки:

• без збереження заробітної плати, карантинної тощо;
• для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком

Е-лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 19. Закону № 1105).

ПРИКЛАД 5. Обчислюємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця влаштувалася на роботу 03.10.2022. Посадовий оклад — 9500,00 грн. 05.01.2023 пішла у відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн. Визначимо середньоденний заробіток: — з фактичної зарплати за листопад і грудень 2022-го (61 к. дн.): 9500,00 грн × 2 міс. ÷ 61 к. дн. = 311,48 грн; — мінзарплати: 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн: — подвійної мінзарплати: 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 = 440,21 грн. Порівняємо показники: 220,11 грн < 311,48 грн < 440,21 грн. Оскільки середньоденний заробіток з фактичної зар­плати менший за середньоденний з подвійної мінзар­плати та більший за середньоденний з мінзар­плати, обмежень і донарахувань не робимо. Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів з першого дня за рахунок ПФУ становить 39 246,48 грн (311,48 грн × 126 к. дн.).

ПРИКЛАД 6. Обмежуємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця влаштувалася на роботу 06.09.2022. За кожен пов­ний місяць роботи отримувала заробітну плату в розмірі 16 000,00 грн. 09.01.2023 працівниці сформували е-лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. При цьому за останній рік вона не має 6 місяців страхового стажу. Визначимо середньоденний заробіток: — з фактичної зарплати за жовтень — грудень 2022-го (92 к. дн.): 16 000,00 грн × 3 міс. ÷ 92 к. дн. = 521,74 грн; — мінзарплати: 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн; — подвійної мінзарплати: 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 = 440,21 грн. Порівняємо показники: 220,11 грн < 440,21 грн < 521,74 грн. Оскільки середньоденний заробіток з фактичної зар­плати працівниці більший за середньоденний з подвійної мінзар­плати, обмежимо допомогу середньоденним заробітком з подвійної мінзар­плати. Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів з першого дня за рахунок ПФУ становить 55 466,46 грн (440,21 грн × 126 к. дн.).

Як оплатити е-лікарняний суміснику

Лікарняний сумісника обчислюйте лише після того, як керівник призначить йому виплату за лікарняним.

За новою редакцією Закону № 1105 допомогу за лікарняним призначають і виплачують за основ­ним місцем роботи або за місцем роботи за сумісництвом (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105). Тобто працівник на свій розсуд обирає, до якого роботодавця звернеться по оплату. Компенсацію втраченого заробітку він отримає лише в одному з місць роботи.

Посадовці не уточнили, як роботодавець, який призначатиме виплату за лікарняним, може дізнатися, чи не призначив виплату за таким лікарняним інший роботодавець працівника. Фактично виплату за лікарняним має призначати основ­ний роботодавець. Адже закон не передбачає, що для оплати е-лікарняного основ­ному роботодавцеві потрібні додаткові документи або довідки.

Однак якщо працівник захоче отримати допомогу за лікарняним не за основ­ним місцем роботи, а за сумісництвом, роботодавець має впевнитися, що за основ­ним місцем роботи працівникові не призначали оплату лікарняного.

З огляду на те що рішення про призначення виплати за лікарняним ухвалює роботодавець, сумісникові слід отримати на основ­ному місці роботи відповідну довідку або копію рішення основ­ного роботодавця про відмову в оплаті лікарняного.

Поки що форму такого документа не затвердили і навряд чи затвердять згодом. Та Закон № 1105 передбачає вичерпний перелік підстав для відмови в оплаті лікарняного. У цьому переліку немає такої підстави, як бажання працівника отримати лікарняний на місці роботи за сумісництвом.

Тобто маємо колізію в законодавстві. Адже саме закон передбачає право працівника отримати допомогу за лікарняним на місці роботи за сумісництвом, однак не визначає правових підстав і механізму її призначення.

Сподіваємося, що найближчим часом посадовці розв’яжуть цю колізію та внесуть відповідні зміни до закону.