Як звільнити працівника, якого немає на роботі понад чотири місяці

Із 19 липня 2022 року роботодавець отримав можливість припинити трудовий договір з працівником через його відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Частину першу статті 36 КЗпП допов­нили пунктом 8-3 (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-IX; далі — Закон № 2352). Проте не поспішайте негайно звільняти працівника, з яким відсутній зв’язок.

Припинення трудового договору з працівником, який відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо роботодавець не має інформації про причини такої відсутності — це не звільнення з ініціативи роботодавця. Тому не діють обмеження на звільнення, що встановлюють частина третя статті 184 і стаття 186-1 КЗпП щодо вагітних, одиноких жінок з дитиною віком до 14 років тощо.

Для того щоб звільнити працівника через тривалу відсутність, дотримайте одночасно дві обо­в’яз­кові умови:

• працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль. Відлік строку починайте після 19 липня 2022 року;
• упродовж цих чотирьох місяців у роботодавця немає інформації про причини відсутності. При цьому не має значення, з поважної чи неповажної причини відсутній працівник.

Роботодавцю необхідні докази того, що він виконав одночасно обидві обо­в’яз­кові умови. Інакше, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, суд може визнати звільнення за цією підставою незаконним.

Якщо працівник не з’являється на роботі, не відповідає за номерами телефонів, зазначеними в картці П-2, а родичі не ­можуть пояснити, де він, — керуйтеся алгоритмом.

Крок 1. Фіксуйте відсутність працівника

Позначте відсутність у табелі як «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.

Перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівнику е-лікар­няний. Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава позначати відсутність у табелі як «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Тобто роботодавець отримає інформацію про причини відсутності працівника.

Крок 2. Документуйте відсутність працівника та спроби зв’язатися з ним

Скеруйте безпосереднього керівника скласти доповідну записку про відсутність працівника на роботі (див. Додаток 1).

Роботодавець має вжити заходів, щоб з’ясувати причини відсутності працівника на роботі. Зазвичай цей обо­в’язок покладають на безпосереднього керівника відсутнього працівника, але працівник кадрової служби повинен надати йому всю необхідну інформацію — контактні телефони, імена та по батькові родичів відсутнього працівника.

Керівник ухвалює рішення про додаткові заходи.

Після того як керівник підприємства розгляне доповідну записку безпосереднього керівника відсутнього працівника, він має ухвалити рішення про розслідування причин відсутності працівника на роботі та визначити виконавців розслідування — безпосередній керівник відсутнього працівника, працівник кадрової служби, один із заступників керівника підприємства тощо. Рішення оформлюють у вигляді резолюції на доповідній записці керівника працівника. Результатом такого рішення може бути й наказ про розподіл між посадовими особами обов’язків з розшуку зниклого, фіксації його відсутності на роботі.

Оформте додаткові документи про відсутність працівника.

Особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі (див. Додаток 2). Такі акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування. Якщо це неможливо — перший тиждень складайте акти за кожен день/зміну відсутності. Надалі — щотижнево або щомісячно. Не припиняйте документально фіксувати відсутність працівника. Телефонуйте працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті, оскільки саме відсутність інформації про причину відсутності на роботі є однією з умов звільнення за цією підставою.

Додаток 1	Додаток 2
Доповідна записка керівника про відсутність на роботі працівника	Акт про відсутність працівника на роботі та інформації про причини його відсутності

Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, ­можуть бути й доповідні записки працівників, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати, коли інші працівники приходять на роботу / йдуть з роботи — черговий бюро перепусток, контролер на конт­рольно-пропускному пункті тощо.

Крок 3. Відвідайте працівника вдома

В умовах воєнного стану доречно розшукувати працівника за місцем проживання або реєстрації тільки у випадку, якщо підприємство розташоване на безпечній території. Результати візиту оформте актом (див. Додаток 3). Якщо відвідати працівника за зазначеними адресами неможливо, заактуйте і цю обставину.

Крок 4. Направте працівникові листи на всі відомі адреси

Якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника або такий розшук неможливий, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та відміткою «вручити особисто». Якщо пошта не працює, пошукайте працівника у соцмережах, спробуйте зв’язатися з ним у такий спосіб.

Крок 5. Організуйте облік робочого часу відсутнього працівника

Фіксуйте відсутність працівника в табелі аж до моменту припинення трудового договору. Відміткою «НЗ» позначайте тільки робочі дні за графіком роботи працівника.

Крок 6. Періодично повторюйте комплекс заходів із розшуку

Якщо після всіх попередніх кроків встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль, виконавець, якого призначили оформити результати розслідування — зазвичай це керівник кадрової служби, оформлює загальний перелік заходів з розшуку зниклого працівника у доповідній записці (див. Додаток 4).

Додаток 3	Додаток 4
Акт про відвідування працівника вдома	Доповідна записка керівника кадрової служби про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності працівника

Після розгляду доповідної записки керівник може ухвалити рішення звільнити працівника. У такому випадку він оформлює своє рішення підготувати проєкт наказу на звільнення працівника у вигляді резолюції на доповідній записці керівника кадрової служби.

Крок 7. Підготуйте наказ про звільнення

Звільнення працівника оформлюйте наказом за типовою формою, або за формою, відмінною від типової. Типову форму наказу про припинення трудового договору (№ П-4) затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489.

Зразок наказу за формою, відмінною від типової, — в Додатку 5.

Крок 8. Надішліть повідомлення про звільнення з необхідністю отримати трудову книжку

Якщо трудову книжку зберігає роботодавець, він зо­бо­в’я­заний видати її працівнику в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58). Трудову книжку зберігає працівник — внесете запис про звільнення на його вимогу після того, як він з’явиться в кадровій службі (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Зразок запису про звільнення працівника — в Додатку 6.

Додаток 5	Додаток 6
Наказ про звільнення працівника через тривалу відсутність на роботі	Запис у трудовій книжці про звільнення працівника через тривалу відсутність на роботі

Оскільки працівник відсутній на роботі в день звільнення, цього дня надішліть йому поштове повідомлення із пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати згоду на пересилання трудової книжки поштою. Також у конверт покладіть засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані суми при звільненні, щоб виконати вимоги частини першої статті 47 КЗпП.

Лист надішліть на адресу, зазначену в особовій картці П-2, листом з оголошеною цінністю:

• з повідомленням про вручення;
• відміткою «Вручити особисто»;
• описом вкладення.

Якщо лист повернеться на підприємство, не розкривайте конверта. Зберігайте його в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Туди ж покладіть квитанцію/чек про відправлення листа й опис вкладення.

Також надішліть працівнику фото наказу про звільнення і повідомлення про необхідність отримати трудову книжку усіма можливими способами — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер тощо. Зробіть скрин і роздрукуйте.

Відмітки про ознайомлення працівника в наказі про звільнення не буде.

Крок 9. Запов­ніть особову картку П-2

У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника за формою П-2, зазначте дату та причину припинення трудового договору, дату й номер наказу.

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки працівник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки буде незапов­неною.

Крок 10. Проведіть розрахунок під час звільнення

Якщо працівник отримує зар­плату на банківську карту, в день звільнення перерахуйте на карту всі належні працівнику кош­ти. Якщо зар­плату працівник отримував в касі підприємства, проведете з ним розрахунок після того, як він з’явиться на роботі.

Роботодавець виплачує всі суми, що належать працівнику, в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явив вимогу про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати — основ­на та додаткова зар­плата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення — роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Як обчислити чотиримісячний строк відсутності працівника на роботі з невідомих причин

Уперше застосувати підставу для звільнення, яку передбачає пункт 8-3 статті 36 КЗпП, зможете не раніше 20 листопада 2022 року.

Закон № 2352, який увів до КЗпП нову підставу звільнення, набув чинності 19 липня 2022 року. Тож уперше зможете звільнити працівника через відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності після спливу чотиримісячного строку від цієї дати.

Надалі обчислюйте строк за загальними правилами, що визначає частина третя статті 241-1 КЗпП. Строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця.