Вісім етапів інвентаризації-2022

1. До 20 вересня

Визначте обсяг інвентаризації та склад комісій з інвентаризації

Якщо в установі великий обсяг матеріальних цінностей, крім основ­ної інвентаризаційної комісії створіть робочі інвентаризаційні комісії для інвентаризації безпосередньо в місцях зберігання та виробництва. Урахуйте: коли створили робочі інвентаризаційні комісії, інвентаризаційна комісія не проводить інвентаризацію, а організовує її проведення, робить вибіркові інвентаризації активів і зо­бо­в’я­зань за рішенням керівника, перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, розглядає причини виявлених нестач та втрат від псування активів тощо.

За необхідності внесіть зміни до графіків відпусток працівників, яких уключили до складу інвентаризаційних комісій, та матеріально відповідальних осіб. Адже інвентаризацію можна проводити тільки пов­ним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та в присутності матеріально відповідальної особи.

Кого включати до складу комісії

Інвентаризаційну комісію створюйте з представників апарату управління установи, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік, — це інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери.

Не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів на відповідальному зберіганні тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки підряд.

Хто очолює комісію

Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи, його заступник або керівник структурного підрозділу установи.

2. До 28 вересня

Підготуйте проєкт наказу про проведення інвентаризації та склад інвентаризаційних комісій

Інвентаризаційну та робочу інвентаризаційну комісію створює керівник установи своїм наказом. Цим наказом він призначає і голів комісій. Коли готуєте проєкт наказу про проведення інвентаризації, врахуйте вимоги Положення № 879 та Постанови КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55. Фрагмент наказу дивіться в Додатку.

У наказі встановіть обсяг робіт інвентаризації для кожної робочої комісії та строки їх проведення. Проєкт наказу погодьте зі структурними підрозділами.

3. До 31 жовтня

Проведіть інвентаризацію необоротних активів, запасів поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зо­бо­в’я­зань

Інвентаризацію необоротних активів, запасів поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зо­бо­в’я­зань проводьте станом на 1 жовтня в строки, визначені керівником.

Необоротні активи

До початку інвентаризації перевірте, чи наявні технічні паспорти та інша технічна документація на основ­ні засоби та їхній технічний стан, а також чи є документи на основ­ні засоби, що установа здала чи прийняла в оренду, на зберігання, в тимчасове користування.

Одночасно з інвентаризацією активів проводьте інвентаризацію дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться в приладах, обладнанні та інших виробах.

Коли проводите інвентаризацію земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водоймищ та інших об’єктів природних ресурсів, обо­в’яз­ково перевіряйте наявність документів, що підтверджують право власності установи на ці об’єкти.

Урахуйте, що інвентаризацію земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів можна проводити один раз на три роки. Однак якщо минулого року в протоколі інвентаризаційної комісії були зауваження та рекомендації щодо таких об’єктів, не радимо їх виключати з переліку об’єктів інвентаризації.

Запаси

Інвентаризацію запасів проводьте за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами.

Перевірте фактичну наявність у матеріально відповідальних осіб малоцінних та швидкозношуваних предметів, які обліковуєте в оперативному порядку.

Кількість запасів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, комісія може визначати на підставі документів з обо­в’яз­ковою перевіркою наявності в натурі частини вказаних цінностей.

Дебіторська та кредиторська заборгованості

Під час інвентаризації всім дебіторам установи повинні передати виписки з аналітичних рахунків про їхню заборгованість, які пред’являються інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

Якщо до кінця звітного періоду установа не усунула розбіжностей або залишила їх нез’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними.

Якщо інвентаризуєте дебіторську і кредиторську заборгованості, обо­в’яз­ково перевірте дотримання строку позовної давності, обґрунтованості сум, які обліковуєте на рахунках обліку розрахунків.

4. До 30 листопада

Проведіть інвентаризацію незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зо­бо­в’я­зань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообо­в’яз­кове державне соціальне страхування

Інвентаризацію незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зо­бо­в’я­зань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообо­в’яз­кове державне соціальне страхування проводьте станом на 1 листопада у строки, визначені керівником.

Незавершені капітальні інвестиції

Під час інвентаризації незавершених капітальних інвестицій перевірте наявність у їхньому складі обладнання та устаткування, що передане для монтажу, який фактично не розпочато, а також встановіть стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об’єктів, розробок, нематеріальних активів.

Фінансові інвестиції

Коли проводите інвентаризацію фінансових інвестицій в статутних капіталах інших підприємств, звірте установчі документи з даними бухгалтерського обліку установи. Адже інформацію про розмір статутного капіталу обо­в’яз­ково треба відображати в його установчих документах у грошовому еквіваленті.

5. До 10 грудня

Перевірте, чи правильно склали інвентаризаційні документи

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) інвентаризаційні комісії здають до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. Також бухгалтерська служба проводить перевірку всіх підрахунків у інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Виявлені помилки в цінах, таксуванні та підрахунках виправляйте й завіряйте підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальних осіб.

Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості активів і зо­бо­в’я­зань, у яких відображені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

Разом з бухгалтерською службою участь у визначенні результатів інвентаризації беруть робочі інвентаризаційні комісії. Вони розробляють пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку. Також ці комісії оформлюють протокол, в якому наводять інформацію, необхідну для того, щоб скласти протоколи інвентаризаційної комісії.

6. До 15 грудня

Складіть протокол інвентаризації

Інвентаризаційна комісія розглядає причини виявлених нестач та втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі. Робочі інвентаризаційні комісії також оформлюють протоколи, в яких наводять інформацію, що необхідна інвентаризаційній комісії для протоколу.

7. До 20 грудня

Затвердьте протокол інвентаризації в керівника установи

Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зо­бо­в’я­зань і даними бухгалтерського обліку, які наводять у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їхнього врегулювання інвентаризаційна комісія відображає в протоколі, що складає після закінчення інвентаризації і передає на розгляд та затвердження керівнику установи. У протоколі потрібно навести причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам. До протоколів можна додавати іншу інформацію, що є суттєвою для ухвалення рішень щодо ­визнання і оцінки активів і зо­бо­в’я­зань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації.

8. До 25 грудня

Відобразіть в обліку результати інвентаризації

Положення № 879 вимагає результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відобразити в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, в якому закінчена інвентаризація. Тому це потрібно зробити до кінця року.