інструменти бухгалтера

поради

Розвінчуємо п’ять міфів про бухгалтерію

Покажіть результати нашого опитування керівнику установи і всім, хто вважає, що бухгалтерія нічого не робить. Скористайтеся аргументами зі статті, аби довести, що різні уявлення про бухгалтерів далекі від правди. Ми підкажемо, як протистояти тим, хто знецінює вашу роботу

Жарти про те, як бухгалтери вічно п’ють чай із печивом, лише на перший погляд нешкідливі. Насправді такий гумор знецінює вашу роботу. Але ж ми знаємо, скільки ви тягнете на собі і яка на вас відповідальність! Тому підкажемо, як поводитися з такими «жартівниками», щоб змінити їхнє ставлення до роботи бухгалтерів.

Міф № 1. Бухгалтерія цілими днями п’є чай із пундиками

Чи правда, що бухгалтерія цілий день п’є чай із пундиками (Діаграма 1)?

Діаграма 1

В установах побутує думка, що бухгалтерія нічого не робить, тільки чай п’є. 75% ваших колег із цим не згодні. І правильно. Візьмемо комірника, який дозволяє собі подібні висловлювання. Він має справу лише з контрагентами і працівниками. А ви працюєте щонайменше з чотирма «монстрами»: Казначество, податкова інспекція, ПФУ, ФСС. І в кожного відомства свої правила. А ще головбух може виконувати роботу за кадровика і юриста. Чи може бухгалтерія цілими днями пити чай і каву? Відповідь очевидна.

Із задоволенням поступлюся своїм місцем... попити чайку)) І подивлюся, чи багато вип’ють

Міф № 2. За бухгалтера все робить програма

За бухгалтера все робить програма, це так ( Діаграма 2)?

Діаграма 2

НА ЗАМІТКУ
Що робити, аби керівник не вірив безглуздим міфам
Натисніть, щоб прочитати ↓

Насамеперед озвучуйте результат, а не процес.

Чай п’ють усі, але про чаювання замість роботи жартують про бухгалтерів. Як відповісти жартівникам? Скажіть, що чашка чаю біля монітора — не від «нема чого робити», а від «нема коли поїсти». Доводиться поєднувати перекус і роботу.

Міф про чаювання пов’язаний іще з одним — що за бухгалтера все робить програма. У ньому ховається протиставлення: всесильна програма, що працює, і ледар-бухгалтер. Міф посилюється через те, що чужа робота завжди здається легшою за власну.

Покажіть реальність. Аби вас не вважали зайвим додатком до програми-рятівника, транслюйте реалістичну картину вашої роботи. Розкажіть про реальні можливості програми, яка виконує механічну роботу. Програма багато чого не вміє: оптимізувати податки, вирішувати нестандартні завдання, ухвалювати рішення. Програма — це рахівниця. Так, сучасна і технологічна. Але її можливості обмежені.

Помічайте маніпуляції. За словами про те, що всю роботу виконує машина, часто ховається запитання: «А за що я плачу вам?» А іноді й спроба образити: «Від вас ніякого зиску!»

Майте на увазі, що такими фразами вас намагаються вивести з рівноваги. Запитайте: «Ви у це вірите?» або «Ви сумніваєтеся, що, крім програми, потрібен ще й бухгалтер?»

Або вдайтеся до пасивного заперечення — посміхніться, перепитайте, скажіть, що цей жарт перекажете колегам.

Персоналізуйте. Озвучте, що ви зробили для людини, яка говорить про всесильну програму: «Моє завдання полягає в тому, щоб у вас не було проблем, наприклад...»

Складіть список своїх справ і вручіть керівникові. Іноді корисно його повісити на таке місце, щоб усі бачили.

Озвучуйте результат, а не процес: обчислила, відкоригувала, відправила... Уживайте виразні слова з нейролінгвістичного програмування, як от: результат, легко, гарантія, безпечно, заощадити, відкриття, новий. Вони справляють враження.

Наведіть цифри, наприклад, скільки документів ви створюєте за день. Ліпше посилайтеся не на час, який витратили («Я сиджу до 10-ї вечора!»), а на обсяг зробленого: 200 довідок. Або на користь: ми заощадили на цьому півтора мільйони

У тих, хто вважає, що бухгалтерії немає чим зайнятися, є «вагомий» аргумент. Мовляв, за бухгалтера все робить програма, достатньо натиснути кнопку. Але ж ви знаєте, що за програмою треба перевіряти й перевіряти. Це підтвердили 42% бухгалтерів. Ще 56% зауважили, що налаштувати програму буває непросто. А чи може програма зробити так, щоб податки «вписалися» в суму, яку назвав директор?

Бухгалтер невеликої установи має стежити за дотриманням усіх вимог. Потрібні документи з кадрів — бухгалтер, з охорони праці — бухгалтер... І все це за одну зарплату та ще й із докорами: а за що вам платити, ви ж нічого не робите

Міф № 3. Бухгалтерія — це суцільна бюрократія. Постійно вимагають непотрібні папірці

Що відповісте тим, хто вважає, що бухгалтерія вимагає непотрібні папірці (Діаграма 3)?

Діаграма 3

Ще одна помилка: бухгалтерія вимагає нікому не потрібні папірці. Із цим не згодні 99% бухгалтерів. Справді, як без документів вести бухгалтерський облік?

Припустимо, бухгалтерія не вимагатиме, щоб працівники доводили до ладу рахунки-фактури, первинку або інші документи. Тоді за чергового запиту або під час перевірки доведеться поспіхом їх складати або переоформлювати.

Зауважте, що документи знадобляться вже на етапі перевірки, а не тоді, коли суперечка із ревізорами дійде до суду. Адже папери потрібно надати контролерам на їхню вимогу. Розкажіть про це тим, хто вважає збирання підтвердних документів непотрібною бюрократією.

Керівники інколи прокручують сумнівні оборудки, ще й заднім числом, іноді навіть не повідомляючи про це бухгалтера. Пояснюєш, чим це загрожує, а тобі у відповідь: «Ну ти ж бухгалтер — щось вигадаєш». Вигадуєш, готуєш купу папірців. І знову докори: «Нащо це, я нічого не підписуватиму!»

Міф № 4. Ми гроші заробляємо, а бухгалтерія тільки заважає

Як ставитеся до думки, що бухгалтерія тільки заважає заробляти гроші (Діаграма 4)?

Діаграма 4

ІНСТРУКЦІЯ
Говоріть із працівниками зрозумілою їм мовою
Натисніть, щоб прочитати ↓

Ось типова ситуація: комірник каже, що бухгалтерія тільки заважає.

Прибігає до бухгалтерії з рахунком:

— Треба оплатити терміново!
— А рахунок погодив із керівником?
— А... Ні... Зараз!
— Чекай, а договір є?
— Зараз спитаю.
— Так його ж треба погодити з юристом.
— Якщо зараз не оплатимо, постачальник завтра нічого не привезе.

Комірник біжить до керівника, аби той в обхід усіх правил наказав оплатити рахунок.

Той самий комірник згодом:

— Постачальник відвантажив неякісний товар.

Керівник іде до бухгалтерії:

— А що з договором? Ми можемо виставити претензію контрагентові?
— А договір цього не передбачає...

Як уникнути таких ситуацій? Ось кілька способів працювати з колегами без конфліктів.

1. Говоріть із працівниками зрозумілою їм мовою, уникаючи бухгалтерської термінології. Наприклад:

— Чекаємо від тебе три акти і три накладні за цими постачальниками. Вони потрібні завтра.
— Мені сьогодні ніколи.
— Так, розумію, в тебе багато роботи. Але завтра маємо подати ці документи до Казначейства. Якщо не встигнемо — у цьому місяці вже не оплатимо. Ти готовий компенсувати цю суму зі своєї зарплати?
— Та ні, зараз запитаю.

2. Забезпечте працівників чіткими інструкціями або чеклістами. Наприклад, щоб разом із запитом на підтвердні документи працівник надіслав постачальнику чекліст із 5–7 пунктів. Нехай той сам усе перевірить.

3. Складайте внутрішні регламенти. Наприклад, ви постійно скаржитеся на одного й того самого лаборанта. Можна зібратися разом — головбух, бухгалтер, лаборант і його керівник — і скласти регламент взаємодії: хто кому коли що передає.

4. Повідомте строки, протягом яких бухгалтерія зазвичай обробляє документи, з якими найчастіше працює установа: рахунок — дві години, узгодження договору — два дні. Оформте це як регламент і затвердьте в керівника.

5. Регулярно надавайте працівникам інформацію. Наприклад, раз на тиждень повідомляйте, якої первинки бракує

Працівники установи впевнені, що вони заробляють гроші, а бухгалтерія тільки заважає. Так, бухгалтерія послуг не надає. Але без цього підрозділу установа, наприклад, не зможе подавати звіти і платити податки. Інспектори заблокують рахунки, і тим самим працівникам доведеться призупинити роботу. Тому понад 70% бухгалтерів резонно вважають: без бухгалтерії всі зароблені гроші підуть до бюджету на податки і штрафи.

А ще бухгалтер — чарівник, який на першу вимогу керівника має знайти кошти і все оплатити

Міф № 5. Бухгалтери — нудні і дуже серйозні

Дехто вважає, що бухгалтери — нудні і дуже серйозні. А ви як гадаєте (Діаграма 5)?

Діаграма 5

ВАЖЛИВО
Бухгалтерія захищає насамперед керівника
Натисніть, щоб прочитати ↓

Працівники часто незадоволені, коли бухгалтер вимагає правильно оформити первинку або надати оригінали. Мовляв, бухгалтеру нема чого робити, від нудьги вигадує безліч правил та всім дошкуляє. Керівники і працівники вважають, що сенс роботи установи — реалізувати товари і послуги, а документи — то вторинне. Ось і змушені бухгалтери буквально вибивати чергову первинку.

Але зазирнемо в суть бухгалтерії. Вона полягає саме в тому, щоб на підставі документів правильно записувати все, що відбувається в установі, та звітувати про це.

Керівники мають усвідомити, що бухгалтерія — не найшкідливіший підрозділ, а навпаки — найкорисніший. Вона — санітар та охоронець установи. Вона захищає компанію від претензій багаточисельних наглядових органів. Тому керівник має бути зацікавлений донести до працівників, наскільки важливо оформлювати документи і наскільки важлива робота бухгалтерії в цілому, зажадати, щоб працівники визнавали заслуги бухгалтерії та поважали її

Більшість бухгалтерів уважає, що їхня професія творча. Як без творчості сховати збиток або скласти відповідь на запит ревізорів? Якщо хтось уважає, що бухгалтери нудні, розкажіть їм про відомих людей, які працювали бухгалтерами.

ЦІКАВО ЗНАТИ
Шість відомих людей, які працювали бухгалтерами
Натисніть, щоб прочитати ↓

Олександр Вертинський, артист, композитор

Ален Карр, письменник

О’Генри, письменник

П’єр Карден, модельєр

Генріх Шліман, археолог

Елізабет Арден, засновниця косметичного бренду

Головний бухгалтер — це друга особа в установі. Грамотний, кваліфікований бухгалтер дорого вартує. Керівники установ мають цінити головбуха та бухгалтерську службу

ВИ МАЄТЕ ЦЕ ЗНАТИ
Ви здивуєтесь, які яскраві та цікаві люди — ваші знайомі бухгалтери
Натисніть, щоб прочитати ↓

Незрозуміло, звідки взялося уявлення про те, що бухгалтери — нудні. Мабуть, люди контактували з бухгалтерами лише тоді, коли «циферки мають збігтися». За цією логікою, хірурги — відлюдькуваті, бо «полюбляють різати». А актори — наскрізь фальшиві та не здатні на справжні почуття. Ми плекаємо певні очікування від людини і самі потрапляємо у свої ж пастки. Тоді починаємо інтерпретувати її вчинки крізь власні фільтри, щоб сказати собі: «Я мав рацію». Але життя набагато різноманітніше.

Звісно, професія бухгалтера потребує зосередженості та уваги до деталей. І це доволі енергозатратно. Саме тому у звичайному житті бухгалтери надають перевагу «правопівкульній» діяльності: пишуть вірші, винаходять нові страви, співають і танцюють, подорожують, фліртують. Цей список можна продовжувати без кінця.

Спробуйте розгледіти в бухгалтерові інші його життєві ролі: жінку, душевну людину, собаковода, смішливу пані, філософа. Тоді одразу відчуєте зовсім інший стан співрозмовника і будете вражені, наскільки яскравими та цікавими виявляться люди, які багато років поспіль працюють із вами на одному поверсі

Презентація. Яким має бути ідеальний головбух за версією директора