Чи обов’язково складати графік документообігу

Чи траплялися у вас ситуації, коли працівники несвоєчасно здавали до бухгалтерії документи? Це може статися, якщо в установі немає затвердженого графіка документообігу або працівників не ознайомили з ним. Тож чи варто нехтувати цим документом та до яких наслідків може призвести його відсутність? Розберімося!

Якщо документ затримується на будь-якому етапі документообігу — неприємні наслідки гарантовані!

Головні бухгалтери бюджетних установ часто ставляться до складання графіка документообігу формально або обмежуються лише записом у наказі про організацію бухгалтерського обліку. Однак не варто недооцінювати важливості цього документа.

Саме графік документообігу допомагає розв’язати багато питань, пов’язаних із рухом документів. Він надає головному бухгалтеру право вимагати від працівників подачі документів у чітко визначені строки. А в разі порушення графіка керівник установи може застосувати матеріальні санкції. Наприклад, позбавити премії на певний період або зменшити її розмір. Без графіка бухгалтер не може бути впевненим у тому, що складе фінансову звітність своєчасно та якісно.

Графік документообігу складайте під керівництвом головного бухгалтера. Затвердити його має керівник установи. У графіку відображайте роботи зі створення, перевірки та обробки документів, які виконують структурні підрозділи. Обов’язково зазначайте строки виконання та відповідальних виконавців.

Кожному працівнику під підпис надайте витяг із графіка документообігу. Працівник має знати, які документи він має створювати, коли й до якого підрозділу їх подавати.

Ревізори прискіпливо перевіряють, чи правильно та своєчасно установа оформляє первинні документи. Якщо встановлять, що операції проводили в облікових регістрах в іншому звітному періоді, в акті ревізії зафіксують порушення частини 5 статті 9 Закону про бухоблік . Отже, матимуть право накласти штрафні санкції за порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку за статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Цю ситуацію може спричинити неналежний контроль або повна відсутність контролю за дотриманням графіка документообігу працівниками. Головбух разом із керівником установи відповідатиме за ці порушення.

Більше інформації та порад, як захиститися від ревізорів і розв’язувати інші складні робочі ситуації, шукайте в електронному журналі «Головбух Бюджет». Долучайтеся до нашої спільноти в соцмережах, щоб завжди бути в курсі змін.

До зустрічі!