Чи оплачувати добові за поїздку на змагання без підтвердних документів

Насамперед поговорімо про природу спортивних змагань, а потім — про документи, якими можна підтвердити добові.

План дій окреслили — нумо до роботи!

Види спортивних змагань

За своїм значенням спортивні змагання бувають:

• міжнародними — включені до календарного плану відповідної міжнародної спортивної федерації;
• всеукраїнськими —включені до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України;
• місцевими —зазначені в календарних планах областей, Києва, районів, міст, селищ, сіл, територіальних громад, а також у планах закладів фізичної культури й спорту;
• спеціальними — проводять у ЗСУ та інших військових формуваннях (п. 2 розд. ІІІ Положення № 617).

Висновок один — іноді доводиться їхати. А якщо є поїздка — постає питання: як її правильно оформити й оплатити?

Класифікація поїздки

Відрядження учасників для участі в спортивних заходах у межах України здійснює організація, яка їх відряджає (п. 1 розд. VI Положення № 617). Витрати на проїзд, проживання, харчування й оплату добових учасникам спортивних заходів проводять у порядку й розмірах, визначених Постановою № 98.

Максимальні добові по Україні становлять 300 грн, а оренда житла має вкластися в 900 грн на добу.

Якщо учасників спортивного заходу забезпечують харчуванням за кошти організатора, добові розраховуйте з урахуванням загальної тривалості відрядження, віднявши дні, у які організатор надавав харчування (п. 5 розд. VI Положення № 617). День вибуття у відрядження та день прибуття до місця постійного перебування в цьому разі зараховуйте як два дні.

Тепер з’ясуємо, чи відповідають поїздки на спортивні змагання критеріям відрядження.

Маємо три ключові складники: поїздка,інший населений пункт і службове доручення. Тож поїздка тренера — це однозначно відрядження з усіма наслідками та стандартними правилами оформлення: наказ, підтвердні документи, звітування про поїздку.

В авансовому звіті тренер має відобразити лише свої витрати — добові, квитки тощо. Якщо до авансового звіту він включить, наприклад, 10 транспортних квитків, якими користувалися студенти, під час перевірки вартість квитків можуть зарахувати до додаткового блага та утримати ПДФО разом із військовим збором.

А як щодо учнів?

У пункті 7 розділу І Інструкції про відрядження читаємо: «Державним службовцям, а також іншим особам, яких направляють у відрядження підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються / фінансуються за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів, поданих у паперовій або електронній формі, відшкодовують певні витрати».

Вважаємо, що учнів можна зарахувати до категорії інших осіб. Врахуйте їх у наказі про відрядження. Про свої витрати вони мають відзвітувати самостійно — кожен подає авансовий звіт.

Документальне підтвердження

Відрядженим виплачують:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення й назад;
• витрати щодо наймання жилого приміщення (абз. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю України; КЗпП).

Головна ознака відрядження, у т. ч. одно- та дводенного, — наказ про поїздку. Він має містити інформацію, як-от:

• прізвище, ім’я, по батькові тренера та учнів;
• професію або посаду та структурний підрозділ;
• пункт призначення — населений пункт;
• назву підприємства, куди направляєте тренера та учнів;
• мету поїздки;
• завдання — за потреби;
• дати вибуття та прибуття із відрядження;
• джерело фінансування відрядження;
• інші ключові моменти (п. 1 розд. ІІ, п. 1 розд. ІІІ Інструкції про відрядження).

Щоб оплатити відрядження, окрім наказу, обов’язково треба один чи декілька документальних доказів перебування працівника у відрядженні, як-от:

• проїзні документи — транспортні квитки, багажні квитанції, роздруковані е-квитки тощо;
• рахунки на проживання — рахунки з готелів / мотелів у межах граничних сум, вказаних у додатку 1 до Постанови № 98, розрахункові документи;
• довідки підприємств, установ або організацій, куди відряджали працівника, про перебування його за місцем відрядження;
• службові записки в довільній формі про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, які погодив безпосередній керівник;
• будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — страхові поліси, виписки з карткових рахунків, квитанції платіжних терміналів / банкоматів (абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції про відрядження).

За кожен день, коли працівник перебуває у відрядженні, йому виплачують добові, у тому числі за:

• день вибуття та прибуття;
• вихідні, святкові й неробочі дні;
• час перебування в дорозі^*.

Підстава — абзац 1 пункт 4 розділ ІІ Інструкції про відрядження.

У 2025 році орієнтуйтеся на суму 300 грн на день (додаток 1 до Постанови № 98).

Важлива ремарка!

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки він має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу (абз. 4 п. 4 розд. ІІ Інструкції про відрядження).

Відряджений має подати авансовий звіт у паперовій або електронній формі разом із підтвердними документами для розгляду й ухвалення рішення про відшкодування вартості витрат (абз. 1 п. 17 розд. І Інструкції про відрядження).

Отже, відповідь на запитання, чи можна оплатити добові, залежить від наявності підтвердних документів. Окрім положення про змагання та виклику, доцільно долучити інші документи, що підтверджують факт поїздки. Зокрема, радимо тренеру скласти службову записку в довільній формі про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження. У ній варто зазначити, у якому населеному пункті проходили змагання та в які саме дні. Це створить належне документальне підґрунтя для компенсації добових витрат за весь період відрядження, у т. ч. за день вибуття та день повернення.

Бажаємо вдалих службових поїздок і перемог у змаганнях!