Як штрафобезпечно сформулювати в акті причину списання матеріальних цінностей

Хочете дізнатися, яких фраз уникати в актах, щоб вас не звинуватили в безпідставному списанні майна та розтраті бюджетних коштів? Розберімося, які формулювання використати в акті списання матеріальних цінностей, щоб ваші документи не викликали підозр у ревізорів.

Ревізори прискіпливо контролюють, як установи списують матеріальні цінності, і знаходять чимало порушень. Їх головне завдання — перевірити, як установа використовує та зберігає державні фінансові ресурси, необоротні та інші активи. Тож правильно оформляйте акти на списання матеріальних цінностей.

Особливу увагу звертайте в акті на причини, за яких матеріальні цінності вибувають. Ревізорів приваблюють такі формулювання, як «на потреби установи», «на упорядкування», «на ремонт». Тож коли списуєте матеріальні цінності, не використовуйте шаблонних фраз.

Якщо матеріальні цінності списуєте одноразово, конкретизуйте факт господарської операції і максимально деталізуйте її. Наприклад: змішувач установили в холі біля їдальні, аптечку автомобільну — списали після закінчення терміну придатності.

Регулярні операції зі списання матеріалів формулюйте так: бензин використали для заправки автомобіля, посуд списали з причин бою.

Часто акти на списання бухгалтер формує самостійно до того, як готує річну звітність. Хоча складати та підписувати акт має комісія з надходження та вибуття активів. 

Бухгалтер просто не може знати, на які потреби установа витратила матеріальні цінності. Звідси й узагальнені формулювання, які викликають підозри в ревізорів.

Щоб убезпечити бухгалтера від відповідальності, зобов’яжіть оформляти документи посадових осіб, які у своїй роботі використовують матеріальні цінності. 

Саме комісія з надходження та вибуття активів має контролювати, чи правильно оформлені документи. Регламент закріпіть в обліковій політиці чи окремому локальному акті установи. Тоді відповідати за витрату матеріалів будуть відповідальні особи, а бухгалтерія — за правильність обліку операцій.

Ще більше інформації про списання матеріальних цінностей шукайте в е-журналі «Головбух Бюджет». Долучайтесь до спільноти однодумців у наших соцмережах, щоб завжди бути в курсі змін.