Середня зарплата для лікарняних: що врахувати

Коли обчислюєте середню зарплату для лікарняних, користуйтеся Порядком № 1266. У ньому прописані основні правила: які виплати враховувати, яких не враховувати, як визначати розрахунковий період і лічити його дні. Саме від цих показників залежить розмір середньої зарплати, а значить, і лікарняних.

Скільки часу працівник працює в установі

Від того, як довго тривають трудові відносини працівника з роботодавцем, залежить розрахунковий період для обчислення середньої зарплати. За загальним правилом він становить 12 календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, коли настав страховий випадок (п. 25 Порядку № 1266). Умова — працівник працює в установі понад рік (табл.).

Розрахунковий період для середньої зарплати

Місяць настання страхового випадку — місяць, на який згідно з первинним лікарняним листком припадає початок тимчасової непрацездатності.

Якщо працівника прийняли на роботу з першого робочого дня місяця, що не є першим календарним днем, цей місяць не належить до розрахункового періоду.

Якщо страховий випадок настав у перший день роботи працівника, розрахункового періоду не визначайте. Щоб обчислити середню зарплату, тарифну ставку / оклад працівника або їх частину (якщо особа працює в режимі неповного робочого часу) поділіть на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Тарифну ставку / оклад беріть на день, коли настав страховий випадок.

Тривалість розрахункового періоду обчислюйте в календарних днях.

Коли працівник не працював

До розрахунку середньої зарплати не включайте виплати за період, коли працівник фактично не працював через поважні причини.

З фактично відпрацьованого часу вилучайте дні:

• тимчасової непрацездатності;
• відпустки:
  • у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • для догляду за дитиною до досягнення трирічного або шестирічного віку;
  • без збереження зарплати;
• призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією росії проти України;
• протягом яких працівник проходив військову службу під час дії особливого періоду й за ним не зберігали середнього заробітку (норма діє з 07.06.2023).

Якщо поважні причини припали на всі календарні дні місяця, вилучайте з розрахунку всі календарні дні місяця, а також усі зарплатні виплати, що нарахували в цей час.

Якщо поважні причини переривалися, наприклад, вихідними днями, днів, у які не було поважних причин, включайте до загальної кількості днів розрахункового періоду. Навіть якщо працівник відпрацював місяць не повністю. Тобто якщо деякі періоди працівник не відпрацював, наприклад, через оплачувану відпустку, донацію крові, простій, прогули, неявки як із нез’ясованих причин, так і з інших тощо, всі ці дні враховуйте до загальної кількості днів розрахункового періоду

Які доходи мав працівник

Щоб обчислити середній заробіток для лікарняних, маєте знати доходи працівника за останніх повних 12 місяців роботи.

Якщо працівник трудиться в установі менше ніж рік, щоб обчислити середній заробіток, підсумуйте його доходи за повністю відпрацьовані місяці з першого по перше число (п. 26 Порядку № 1266). Для осіб, які працюють менше ніж місяць, розрахунковим періодом буде фактично відпрацьований час (п. 27 Порядку № 1266).

Підсумуйте всі виплати працівникові за розрахунковий період, на які нарахували ЄСВ (за винятком оплати днів тимчасової непрацездатності). Тобто включайте до розрахунку виплати, що показали в Додатку Д1 до Податкового розрахунку з кодом категорії ЗО «1» за місяці розрахункового періоду. Для осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовим договорам (ЦПД), — суми винагороди за ЦПД із кодом категорії ЗО «26».

Особи, які виконують роботи (надають послуги) за ЦПД, також мають право на лікарняні. Для них суму середньоденного доходу обчислюйте на основі суми винагороди, яку нарахували за місяці розрахункового періоду, і календарних днів зайнятості в цьому періоді.

Ми систематизували всі можливі виплати працівникам, що їх маєте врахувати або не врахувати під час обчислення середнього заробітку.

Який стаж працівника

Щоб оплатити працівникові тимчасову непрацездатність, маєте знати його страховий стаж (ч. 1 ст. 17 Закону № 1105). Зважайте:

• на загальний страховий стаж;
• страховий стаж за 12 місяців перед настанням страхового випадку.

Від загального страхового стажу залежить розмір (відсоток) денної виплати для обчислення лікарняних (ст. 24 Закону № 1105):

Окрім того, якщо страховий стаж особи, якій нараховуєте лікарняні, перед настанням страхового випадку менший ніж шість місяців, не забудьте про обмеження. Денну зарплату обмежуйте розміром, обчисленим:

• для лікарняних — із мінзарплати на час страхового випадку;
• декретних — з двократного розміру мінзарплати (ч. 4 ст. 19 Закону № 1105).

За працівниками, страховий стаж яких за останніх 12 місяців більший ніж 6 місяців, обмеження суми лікарняних може спрацювати, коли їхня зарплата в розрахунковому періоді перевищувала максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Середньоденна зарплата для лікарняних не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день (п. 4 Порядку № 1266).

Максимальна середньоденна зарплата у 2025 році дорівнює 5256,24 грн (160 000,00 грн ÷ 30,44).

Якщо працівник перебував на лікарняному весь календарний місяць, суму лікарняних за цей місяць порівняйте з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду (ч. 3 ст. 24, ч. 3 ст. 26 Закону № 1105; абз. 2 п. 2 Порядку № 1266).

ПФУ рекомендує роботодавцям обчислювати страховий стаж застрахованої особи на підставі довідок за формами ОК-5 чи ОК-7. Для підтвердження страхового стажу застрахованої особи за період із 01.01.2016 можете скористатися інформацією з ПФУ за формою «Дані про трудовий та страховий стаж» (Додаток 9).

Як обчислити

Щоб розрахувати суму лікарняних, суму денної виплати помножте на кількість календарних днів, що підлягають оплаті (п. 2 Порядку № 1266), або скористайтеся формулою:

Л = ДВ × К,

де Л — сума лікарняних;

ДВ — денна виплата;

К — кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті.

Розмір денної виплати (ДВ) визначайте як відсоток середньоденної зарплати залежно від загального страхового стажу працівника:

ДВ = ЗП_сер × С ÷ 100,

де ЗП_сер — сума середньоденної зарплати;

С — відсоток оплати листка непрацездатності залежно від страхового стажу.

Середньоденну зарплату (ЗПсер) визначайте в розрахунку на один календарний день:

ЗП_сер = ЗП_рп ÷ К_рп,

де ЗП_рп — сума зарплати працівника в розрахунковому періоді, на яку нарахували ЄСВ;

К_рп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.

Основні правила обчислення пригадали, а в наступній публікації на прикладах повправляємося їх застосовувати.