Кошти на утримання авто: аналізуємо 9 ревізорських трофеїв

Майже кожна бюджетна установа має на балансі автотранспортні засоби. Витрати, пов’язані зі службовими авто, прискіпливо перевіряє Держаудитслужба. Скористайтеся досвідом колишнього ревізора, щоб успішно витримати перевірку. Підкажемо, на що звертають увагу ревізори й де найчастіше хиблять ваші колеги.

Що перевіряють

Під час ревізій фінансово-господарської діяльності установи посадові особи Держаудитслужби приділяють значну увагу тому, чи правильно установи витрачають кошти на утримання автотранспорту.

Найперше ревізори встановлюють, чи має установа власний та/або орендований автотранспорт, далі — ініціюють інвентаризацію автотранспортних засобів, паливно-мастильних матеріалів та запасних частин.

Ревізори мають право лише ініціювати інвентаризацію, а не проводити її особисто. Їх не можна включати до складу інвентаризаційної комісії. Однак присутніми під час інвентаризації ревізори бути можуть.

На основі даних карток обліку основних засобів, актів на списання вузлів, деталей на автомобілі ревізори перевіряють, чи відповідають номери шасі й двигуна паспортним даним.

Під час інвентаризації пального ревізори фіксують його залишки в баках автомашин, а також у сховищах, порівнюють показники спідометрів у дорожніх листах із фактичними даними, які рахуються за кожною відповідальною особою, виводять залишки пального й порівнюють їх з фактичними. Якщо ревізори виявлять залишки, вживатимуть заходів, щоб установа їх оприбуткувала та віднесла в підзвіт відповідальної особи.

Також ревізори перевіряють, чи обґрунтовані розрахунки за КЕКВ 2210 у частині утримання транспортних засобів. Для цього вони порівнюють фактичні видатки на утримання автотранспорту минулого року зі встановленими асигнуваннями. Беруть до уваги зміну цін на паливно-мастильні матеріали, враховують, чи вибувають одиниці автотранспорту, чи планувала установа його придбавати.

Які порушення виявляють

Щоб ревізори не звинуватили установу в незаконному витрачанні бюджетних коштів на ремонт автомобіля, безпідставному списанні шин, необґрунтованому списанні пального тощо, ознайомтеся з дев’ятьма порушеннями, які виявили у ваших колег.

Списували пальне за тимчасової відсутності водіїв

Установа списувала паливно-мастильні матеріали відповідно до подорожніх листів у періоди, коли водії, за якими закріплені автомобілі, перебували у відпустках, на лікарняному, у відрядженні. Періоди тимчасової відсутності засвідчували табелі обліку використання робочого часу. Наказів про переривання відпустки водіїв та їх виходу на роботу у цей період керівник установи не видавав. Наслідок — зайво списаний бензин, відповідно, незаконні витрати бюджетних коштів.

Витратили кошти на ремонт орендованого автомобіля

Установа витратила кошти на ремонт автомобіля, який взяла в оренду у фізичної особи. Однак умови договору оренди передбачають, що поточний та капітальний ремонт автомобіля здійснює орендодавець. Отже, витрати установи на ремонт автомобіля — незаконні.

Безпідставно застосовували взимку підвищену базову лінійну норму

Установа в зимовий період застосовувала підвищену базову лінійну норму за роботу в холодну пору року. Ревізори надіслали запит до гідрометеорологічного центру щодо даних про температурні показники за відповідний період часу й встановили суттєві розбіжності. Результати вимірювання температури в зимовий період, яке здійснювала відповідальна особа установи, суттєво відрізнялися від даних гідрометеорологічного центру. Ревізори визнали списання неправомірним. Отже, бюджетні кошти установа витрачала незаконно.

Не надали ревізорам обґрунтованих розрахунків за КЕКВ 2210

Усі видатки у розрізі КЕКВ, які включає кошторис бюджетної установи за загальним і спеціальними фондами, мають бути обґрунтовані відповідними розрахунками. Ревізори порівнюють фактичні видатки на утримання автотранспорту минулого року зі встановленими асигнуваннями, враховують зміну цін на паливо тощо. Якщо установа не надасть ревізорам таких розрахунків, ревізори зафіксують це в актах ревізії як порушення (п. 14, п. 22 Порядку № 228, п. 16 ч. 1 ст. 116 Бюджетного кодексу України; БК).

Утримували автомобіль, який належить установі вищого рівня

Установа має використовувати автомобіль тільки для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю посадових осіб. Якщо ревізори встановлять, що установа використовувала кошти на ремонт чи заправку автомобіля, якого немає в обліку на балансі установи, вони зафіксують нецільове використання бюджетних коштів (п. 24 ч. 1 ст. 116 БК).

Використовували автомобіль у вихідні дні без наказів та відповідних дозволів

Ревізори встановили, що водій відповідно до подорожніх листів працював у вихідні дні без дозволу керівника установи. Це призвело до незаконних витрат бюджетних коштів. Кошти за списане у ці дні пальне доведеться повернути до бюджету.

Придбали автомобіль, який перевищив граничну суму вартості придбання

У ревізійному періоді бюджетна установа придбала автомобіль, вартість якого перевищила граничну суму вартості придбання. Нагадаємо, що граничні суми витрат на придбання автомобілів затверджено Постановою № 332.

Списували бензин, використаний двома автомобілями

Ревізори встановили, що установа протягом восьми місяців списувала бензин, використаний двома автомобілями, які рахуються на балансі, тоді як у зазначений період в установі фактично працював лише один водій щоденно на одному автомобілі.

Використовували автомобіль на відстань, що перевищує 200 км, без дозволу керівника

Установа має користуватися легковими автомобілями у вихідні дні, а також відбувати у відрядження на легковому автомобілі за межі області на відстань, що перевищує 200 км, лише з дозволу керівника установи (п. 1 Постанови № 848).