Три витяги з актів ревізії про порушення, які можна виправити в кінці року

Ось і закінчується бюджетний рік. А бухгалтери готуються складати річну фінансову та бюджетну звітність. Саме час проаналізувати діяльність установи за рік та виправити помилки, адже в наступному році робити це буде запізно. Помилки і приклади актів ревізій про них — з ревізорської практики.

Відсутність конт­ролю за укладеними договорами

Бюджетні установи в господарській діяльності укладають договори з суб’єк­тами господарювання. А оскільки оплату за договорами установи проводять за бюджетні кош­ти, ревізори ретельно конт­ролюють, чи виконали сторони договору взяті зо­бо­в’я­зання як належить.

Зобов’язання за договором вважають належно виконаним, коли сторони досягли мети, яку ставили, коли укладали договір. Тож ревізори особ­ливу увагу звертають на те, чи дотримують сторони законодавства, коли беруть зо­бо­в’я­зання за рахунок бюджетних асигнувань. Також їх цікавить, чи пов­ністю сторони виконують умови договору. Щоб виявити порушення, ревізори ретельно вивчають предмет договору, зо­бо­в’я­зання кожної сторони, їх права та обов’язки.

Трапляються випадки, коли установа укладає договір, підписує акти виконаних робіт, на основі яких перераховує кош­ти, і не конт­ролює, чи виконав контрагент умови договору. Тоді це зроблять ревізори. Наведемо приклад із практики ревізій.

ВИТЯГ 1.Акт ревізії про завищення обсягу наданих послуг

<…> Впродовж охопленого ревізією періоду завищено вартість наданих бюджетній установі послуг з дератизації на загальну суму 8526,38 грн, у тому числі: у 2020 році — на 2042,36 грн, у 2021 році — на 2948,24 грн та у 2022 році — на 3535,78 грн. Розрахунок сум, переплачених бюджетною установою за послуги дератизації, завірені копії експлікації будівлі та копії договорів на дератизацію — в додатку до акта.

Внаслідок викладеного було порушено вимоги пункту 46 Порядку № 228. Порушення допущено з вини керівника Ковтуна В. А., який підписав договори та документи на перерахування коштів.

Відповідно до отриманих пояснень, площу для дератизації та дезінфекції підвальних приміщень бюджетної установи визначали на підставі даних інвентаризаційної справи та паспорта технічного стану будівлі. Проте в згаданих документах зазначена площа технічного підвалу будівлі бюджетної установи, а не підвального приміщення (пояснення Ковтуна В. А. — у додатку до акта).

Внаслідок порушення бюджетній установі завдано матеріальної шкоди (збитків) на суму 8526,38 грн.

Операції з оплати послуг із дератизації в бухгалтерському обліку відображали в меморіальних ордерах № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» за відповідні періоди.

Внаслідок порушення у Звіті про надходження та використання коштів загального фонду (форма № 2д, № 2м) завищено касові та фактичні видатки за КЕКВ 2240. Тим самим порушено вимоги пункту 2 розділу І Порядку № 44, пункту 1 статті 3 Закону № 996 та частини 1 статті 58 БК <…>.

Отже, щоб у вашій установі не сталась така прикра ситуація, уважно вивчайте зміст договорів та конт­ролюйте, як їх виконують контрагенти.

Оплата рахунків наступного бюджетного періоду

Поширене порушення бюджетних установ — оплата рахунків наступного бюджетного періоду. Трапляється, що в бюджетних установах під кінець року з’являються невикористані бюджетні асигнування, приміром, з оплати комунальних послуг. Типовою помилкою бухгалтерів є спроба в кінці року оплатити комунальні послуги авансом, завуалювавши оплату за січень 2023 року начебто додатково спожитими послугами в грудні 2022 року.

Такі дії ревізори під час ревізії фінансово-господарської діяльності установи кваліфікують як порушення бюджетного законодавства. Адже за частиною першою статті 3 БК бюджетний період становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того самого року.

Бюджетні установи мають право провадити діяльність тільки в межах бюджетних асигнувань, затверджених кошторисами, планами асигнувань загального фонду бюджету, планами надання кредитів із загального фонду бюджету, планами спеціального фонду (абз. 2 п. 43 Порядку № 228).

Ревізори легко виявлять порушення під час зустрічної звірки, яку вони обо­в’яз­ково проведуть у надавачів комунальних послуг. Тож чи варто оплачувати в кінці року не спожиті комунальні послуги, підкаже Витяг 2 з акта ревізії.

ВИТЯГ 2.Акт ревізії про незаконне перерахування коштів за неспожиті комунальні послуги

<…> Під час ревізії з метою документального підтвердження виду, обсягу операцій та розрахунків, що проводила установа, та для з’ясування реальної заборгованості у контрагентів станом на 01.01.2022 проведена зустрічна звірка в КП «Тепловодопостачання» шляхом виходу на об’єкт конт­ролю.

Під час зустрічної звірки встановлено, що за даними бухгалтерського обліку КП «Тепловодопостачання» станом на 01.01.2022 бюджетна установа мала кредиторську заборгованість за послуги теплопостачання сумою 14 420,38 грн.

За даними бухгалтерського обліку бюджетної установи, станом на 01.01.2022 жодної заборгованості в розрахунках з КП «Тепловодопостачання» немає.

Бюджетна установа на рахунок КП «Тепловодопостачання» відповідно до рахунка-фактури № СУ-0003118 від 21.12.2021 платіжним дорученням від 22.12.2021 № 865 перерахувала кош­ти за неспожиті послуги з теплопостачання на суму 14 420,38 грн. Тим самим бюджетна установа порушила пункт 1 статті 49 БК. Внаслідок цього станом на 01.01.2022 утворилася дебіторська заборгованість сумою 14 420,38 грн. Ця дебіторська заборгованість не відображена в Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м). Копія рахунку та платіжних доручень — у додатку до акта.

Незаконне використання коштів на суму 14 420,38 грн допущено з вини директора бюджетної установи Малиш А. А. та головного бухгалтера Голуб Н. В.

Операцію з перерахування коштів у бухгалтерському обліку відображено в меморіальному ордері № 2 за грудень 2021 року.

За поясненнями директора Малиш А. А. та головного бухгалтера Голуб Н. В., порушення допущено в зв’язку з тим, що через вживання заходів із енергозбереження на кінець року були зекономлені кош­ти, якими й оплатили послуги теплопостачання наперед за січень нового року (пояснення директора Малиш А. А. та головного бухгалтера Голуб Н. В. — у додатках до акта).

Внаслідок допущеного порушення у Звіті про надходження та використання коштів загального фонду (форма № 2д, № 2м) завищено касові та фактичні видатки за КЕКВ 2271 станом на 01.01.2022 на суму 14 420,38 грн. Тим самим порушено вимоги пункту 2 розділу І Порядку № 44, пункту 1 статті 3 Закону № 996 та частину 1 статті 58 БК.

Тож якщо у вашій установі наприкінці року з’являться невикористані бюджетні асигнування на комунальні послуги, не намагайтеся оплатити рахунки наступного бюджетного року. Перерозподіліть бюджетні асигнування та збільште кошторисні призначення, приміром для передплати періодичних видань.

Використання коштів не за цільовим призначенням

Видатки бюджету зазвичай спрямовують на реалізацію програм та заходів, які передбачає відповідний бюджет (п. 13 ст. 2 БК). Тож керівник установи має витрачати бюджетні кош­ти відповідно до затвердженого бюджету й не забувати про їх законне, цільове використання (абз. 2 п. 5 Порядку № 228).

Порушення, по­в’я­за­ні із незаконним та нецільовим використанням бюджетних коштів, ревізори виявляють під час ревізій чи не в кожній бюджетній установі. Так, приміром, установи дуже часто покривають витрати сторонніх юридичних осіб або витрати за послуги зв’язку, використані працівниками для особистих розмов. Такі дії ревізори кваліфікують як нецільове використання бюджетних коштів. Це підтверджує й лист ГоловКРУ:

Ознайомтеся з порушенням нецільового використання бюджетних коштів, які виявили ревізори під час ревізії (див. Витяг 3).

ВИТЯГ 3.Відображення в акті ревізії нецільового використання бюджетних коштів

<…> Ревізією фактичного використання коштів на послуги зв’язку встановлені факти проведення приватних міжміських розмов, вартість яких згідно з даними розшифровок міжміських розмов, доданих до пред’явлених рахунків ВАТ «Укртелеком» Одеської філії Центру електрозв’язку на оплату, становить 1927,98 грн, у тому числі: за 2020 рік — 760,18 грн, за 2021 рік — 794,87 грн, за 2022  рік — 372,93 грн.

Тобто за рахунок загального фонду бюджетна установа покривала витрати за послуги зв’язку, використані працівниками для особистих розмов та не проводила відновлення касових видатків. Тим самим порушила пункти 5, 22, 29 Порядку № 228.

Операцію з прий­няття до сплати послуг зв’язку в бухгалтерському обліку відображено в меморіальному ордері № 6 за вищезазначені періоди, що призвело до нецільового використання коштів за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)». Тим самим порушено пункт 1 статті 3 Закону № 996.

Порушення допущено з вини начальника Клязники А. А. та головного бухгалтера Міщенко С. О.

Відповідно до пояснення начальника Клязники А. А. та головного бухгалтера Міщенко С. О. порушення допущено через відсутність конт­ролю за особистими телефонними розмовами (пояснення Клязники А. А. та Міщенко С. О. — у додатку до акта).

У ході ревізії винні особи частково внесли в касу кош­ти в сумі 850,00 грн прибутковим касовим ордером від 15.12.2022 за № 22 (копія прибуткового касового ордера № 22 від 15.12.2022 — у додатку до акта).

Унаслідок порушення бюджетній установі завдано матеріальної шкоди (збитків) на суму 1927,98 грн. <…>

РЕЗЮМУЄМО. Як бачимо, ревізори ретельно перевіряють, як установа використовує бюджетні кош­ти, укладає договори, проводить розрахунки за договорами. І щоб ви оцінили серйозність висвітлених нами порушень, ми навели витяги з актів ревізій. У вас ще є час проаналізувати діяльність установи за рік і виправити помилки.