Установа не провела інвентаризацію розрахунків: чи війна спише

СИТУАЦІЯ. У бюджетній установі відповідно до наказу керівника перед складанням річної звітності щорічно проводять інвентаризацію матеріальних цінностей і розрахунків. Наразі провести інвентаризацію розрахунків якісно не вдається. Не всі контрагенти ­можуть підтвердити актами звірки взаємних розрахунків обґрунтованість сум, які відображені на відповідних рахунках бухгалтерського обліку установи. Як на це зреагують ревізори?

РОЗВ’ЯЗАННЯ. Так, перевірка матеріалів інвентаризації — чи не найулюбленіша тема ревізорів. Коли вони з’ясовують питання «Стан збереження майна, використання оборотних та необоротних активів», перевіряють розпорядження (накази) на проведення інвентаризацій, матеріали інвентаризацій, що їх установа провела у попередніх роках. Після цього ревізори роблять висновки, наскільки пов­но та якісно установа проводила ці інвентаризації. Як показує практика, нерідко ревізори вказують посадовим особам установи, що інвентаризацію вони проводять з порушеннями.

Поширеним порушенням, яке виявляють ревізори, є неналежно проведена інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей. Установа проводить її, щоб підтвердити та обґрунтувати суми, відображені на рахунках бухгалтерського обліку в розрахунках з контрагентами. Для цього вона надсилає контрагентам акт звірки. Якщо інвентаризацію розрахунків установа провела неналежно, ревізори зазначають це в актах ревізії. Як не допустити таких ситуацій, навіть тоді, коли контрагент не може звірити розрахунки, розповімо далі.

Як проводять інвентаризацію розрахунків

Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку й перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Порядок її проведення урегульовує пункт 7 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію.

На практиці обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку, установи підтверджують актами звірки взаємних розрахунків. Однак трапляються ситуації, коли контрагент не може провести звірку розрахунків та підписати акт звірки. Що робити в таких ситуаціях?

Що робити, якщо контрагент не підписав акт звірки

Нормативні акти не визначають порядку і термінів проведення звірок, а також термінів, коли контрагент має надати відповідь. Тому звірка розрахунків за ініціативою одного з контрагентів — не обо­в’язок для другого. Він може уникати її і не зо­бо­в’я­заний підписувати надісланий йому акт. Як бути в цій ситуації?

Щоб уникнути спірних ситуацій у майбутньому і довести ревізорам, що ви вживали всіх заходів, щоб якісно провести звірку, у договорі про закупівлю товарів, робіт, послуг пропишіть такі пункти:

• потреба звірки розрахунків;
• терміни та періодичність проведення звірок;
• порядок її проведення;
• терміни для підписання актів звірок.

На цьому наголошує також Держаудитслужба у Листі № 104^*. Вона зазначає, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості (ст. 627 ЦК).

Щоб гарантувати, що контрагент виконає зазначені у договорі зо­бо­в’я­зання, передбачайте відповідальність за порушення сторонами порядку, за яким проводять звірку розрахунків. Наприклад, у вигляді сплати пені або штрафу. Бо трапляється, що контрагент не хоче підписувати акт звірки через те, що не може або не хоче погасити борг перед установою.

Якщо бюджетна організація дотримає цих рекомендацій, вона зможе вимагати від недобросовісного боржника виконати зо­бо­в’я­зання, а акт звірки взаємних розрахунків матиме юридичну силу.

Зобов’язання потрібно виконувати належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦК, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог — відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що зазвичай ставлять.

Утім, трапляються випадки, коли контрагент не узгоджує акт звірки. Якщо бюджетна установа отримає від контрагента неузгоджений акт звірки, сторони мають обґрунтувати та врегулювати виявлені розбіжності, на підставі наявних первинних документів. Після цього в облікові дані вносять відповідні зміни, а акт підписують на узгоджену суму.

Буває, до кінця звітного періоду усунути розбіжності не вдається, бо приміром, контрагент перебуває на окупованій території або його документи знищені чи він тимчасово не працює тощо. В такій ситуації кожна сторона має відобразити розрахунки в своєму балансі в сумах, які випливають із її бухгалтерських записів і визнані нею як правильні (абз. 2 пп. 7.2 розд. ІІІ Положення про інвентаризацію).

Хто відповідатиме

У Листі № 104 Держаудитслужба не дає відповіді на запитання, чи є відсутність актів звіряння взаємних розрахунків порушенням законодавства з фінансових питань та чи ­можуть органи фінансового конт­ролю накладати за це стягнення відповідно до статті 164-2 КпАП. То за яких все-таки підстав ревізори ­можуть притягти посадових осіб бюджетної установи до відповідальності?

Одними з основ­них питань, які з’ясовують під час ревізії фінансово-господарської діяльності установи, є:

• взяття та облік зо­бо­в’я­зань, у т. ч. відповідність взятих бюджетних зо­бо­в’я­зань бюджетним асигнуванням, паспорту бюджетної програми;
• стан розрахунково-платіжної дисципліни та виконання господарських договорів;
• правильність відображення дебіторської та кредиторської заборгованості;
• стан претензійно-позовної роботи (п. 2.6 Наказу №80).

Тож під час конт­ролю ревізори обо­в’яз­ково звернуть увагу на результати інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей. Коли установа проводить таку інвентаризацію, вона має передати дебітору інформацію про заборгованість, щоб підтвердити її. Якщо ж установа не надсилала дебітору актів звірок розрахунків чи виписок з аналітичних рахунків, виходить, вона реально не проводила інвентаризацію розрахунків і не впевнена, що саме така заборгованість обліковується у дебітора. Тож нехтувати такими правилами навіть у воєнний час не можна. Установа має надіслати акти звірки всім контрагентам.

Якщо установа не проведе звірку розрахунків, відповідати доведеться керівнику установи. Адже проведення інвентаризації забезпечує саме керівник установи (п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію). Він же відповідатиме за порушення законодавства з фінансових питань, а саме за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей (ст. 164-2 КпАП). Ревізори мають право накласти на нього штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (136—255 грн).