Як обчислювати лікарняні з 1 жовтня: сім прикладів з новою мінзарплатою

Україна гідно дає відсіч ворогам, які пішли на нас війною. І ми маємо не чекати на перемогу, а робити все, щоб її наблизити. Одне із завдань кожного роботодавця — забезпечувати соціальний захист своїх працівників, зокрема правильно обчислювати та оплачувати лікарняні.

З 01.10.2022 розмір мінзар­плати в Україні становить 6700 грн. Тож враховуйте це, коли обчислюєте лікарняні. Як та коли розмір мінзар­плати впливає на суму лікарняних, розглянемо детально на прикладах робочих ситуацій із практики.

Чим керуватися

Щоб правильно обчислити лікарняні, керуйтеся Законом № 1105-XIV та Порядком № 1266. Також у пригоді стануть Закон № 2136 та КЗпП.

Від початку воєнних дій на території України чимало роботодавців та працівників призупинили свою діяльність. Хтось призупинив дію трудового договору чи взяв відпустку за власний рахунок, хтось оголосив простій, хтось евакуювався, зокрема й за кордон, а дехто взагалі не працював і тільки тепер відновлює свою роботу. Всі ці обставини треба врахувати, адже розмір лікарняних напряму залежить від того, як були оформлені трудові відносини. Проте є умови, за яких лікарняний оплачувати не потрібно.

Кому не потрібно оплачувати лікарняний

Мобілізовані та добровольці

Передусім згадаємо про наших захисників, а саме працівників, які несуть службу в ЗСУ, теробороні чи інших створених відповідно до закону збройних формуваннях, — честь їм і слава. Однак що робити, коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний такого працівника? Працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, зокрема й за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника роботодавцю направляється просто до відома, а оплачувати його не потрібно ні за рахунок роботодавця, ані за рахунок ФСС.

Працівники, з якими призупинили дію трудового договору

Під час війни побільшало працівників, з якими призупинили дію трудового договору. Якщо в цей період вони захворіли, отримали травму невиробничого характеру або здійснюють догляд за дитиною, лікарняний їм не оплачують. Отримати відповідну оплату такий працівник зможе після того, як Україна переможе у війні (ст. 13 Закону № 2136). Виняток — оплата лікарняного з вагітності та пологів: його оплачуйте зважаючи на новий розмір мінзар­плати.

Працівники, які не виходять на роботу з нез’ясованих причин

Є й такі працівники, які не виходять на роботу, а роботодавця про причини своєї відсутності не повідомляють. Якщо в працівника у період такої відсутності з’явився е-лікарняний, не оплачуйте його. Принаймні до того моменту, поки не з’ясуєте причини його відсутності та чи можна за таких причин оплачувати лікарняний.

Що потрібно для оплати

Спочатку комісія із соціального страхування призначає лікарняний до оплати. Далі бухгалтер має правильно визначити:

• розрахунковий період;
• середньоденну заробітну плату;
• загальний розмір страхового стажу працівника та його страховий стаж за останніх 12 місяців перед лікарняним.

Тільки після цього починайте обчислювати лікарняні.

На які лікарняні не впливає нова мінзар­плата

Є лікарняні, на розмір виплати за якими нова мінзар­плата не впливає. Це лікарняні працівників, які за останніх 12 місяців перед хворобою мають не менше ніж шість місяців страхового стажу. Лікарняні цим працівникам обчислюйте та оплачуйте в загальному порядку. Визначте середньоденний заробіток, застосуйте до нього розмір страхового стажу, а результат помножте на кількість календарних днів лікарняного, що підлягають оплаті. І навіть якщо обчислений розмір буде меншим за розмір мінзар­плати, жодних дотягувань та доплат робити не можна — цього не передбачає закон.

Натомість пильнуйте, щоб не заплатити менше належного, коли оплачуєте е-лікарняні працівниць, що працюють в установі більше ніж пів року та йдуть у відпустку по вагітності та пологах. А саме: лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі, не меншому за розмір допомоги, обчислений з мінзар­плати станом на час страхового випадку (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105).

ПРИКЛАД 1. Оплата лікарняного працівникові, страховий стаж якого більший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця перебуває у трудових відносинах з установою більше ніж рік і весь час працює на мінімальну зар­плату. З 3 жовтня 2022 року у неї лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. Розрахунковий період для обчислення такого лікарняного — з 01.10.2021 по 30.09.2022. При цьому за період 01.10.2021—30.11.2021 мінзар­плата становила 6000,00 грн, з грудня 2021 року — 6500,00 грн на місяць. Враховуючи, що за період 01.10.2021—30.09.2022 працівниця не була відсутня на роботі через поважні причини, беремо у розрахунок всі 365 днів. Лікарняний обчислимо в декілька етапів: − 6000,00 грн × 2 + 6500,00 грн × 10 = 77 000,00 грн ÷ 365 = 210,96 грн; − 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн; − 210,96 грн < 220,11 грн. Середньоденний заробіток, обчислений з фактичного заробітку, менший за середньоденний, обчислений з мінзар­плати, встановленої на момент настання страхового випадку. Отже, допомога з вагітності та пологів становить: 220,11 грн × 126 = 27 733,86 грн.

Лікарняний з вагітності та пологів пов­ністю оплачується за рахунок ФСС. Тобто всю цю суму маєте вказати у Заяві-розрахунку.

За Прикладом 1 оплачуйте тільки лікарняні з вагітності та пологів, у яких зазначено, що страховий випадок настав не раніше жовтня 2022 року. Працівниця, у якої страховий випадок настав до збільшення розміру мінзар­плати, а саме до жовтня 2022 року, може схитрувати та подати до установи заяву з проханням надати їй відпустку з вагітності та пологів з 01.10.2022. Працівниця має таке право, проте страховий випадок згідно з е-лікарняним у неї настав ще до підвищення мінзар­плати. Відповідно, лікарняний маєте обчислити з тієї мінімалки, яка була встановлена законом на момент настання страхового випадку, тобто з 6500,00 грн.

Аналогічно оплачуйте лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей зак­лад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний на 14 к. дн. Цей лікарняний є продовженням основ­ного лікарняного з вагітності та пологів, відповідно, для його оплати маєте використати середньоденний заробіток, який обчислили для оплати основ­ного лікарняного.

На які лікарняні впливає нова мінзар­плата

Якщо працівник установи за останніх 12 місяців перед лікарняним має менше ніж шість місяців страхового стажу, розмір виплати за лікарняним маєте обмежити розміром мінзар­плати, який встановлений законом на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105). У нинішніх умовах такими працівниками ­можуть стати навіть ті, які тривалий час працюють в установі.

Річ у тім, що страховий стаж працівник набуває тільки за період, коли:

• отримує зар­плату, з якої роботодавець сплачує ЄСВ;
• перебуває на лікарняному;
• перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трирічного віку;
• отримує соціальні виплати.

Якщо ж працівник тривалий час працює в установі, проте дію його трудового договору призупиняли або він не отримував зар­плату з інших причин, а значить, з неї не сплачували ЄСВ, страхового стажу за цей період він не набув.

ПРИКЛАД 2. Оплата лікарняного працівникові, страховий стаж якого менший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник тривалий час працює в установі. З 04.10.2022 у нього лікарняний. За період з 01.10.2021 по 31.12.2021 він перебував у відпустці без збереження у період карантину, запровадженого через загрозу поширення коронавірусної хвороби COVID-19. Потім більше ніж на 3 місяці дію трудового договору призупинили через активні бойові дії. Тож за останніх 12 місяців перед лікарняним він має страховий стаж менший ніж 6 місяців. Тому обмежте лікарняні розміром мінзар­плати.

Коли визначаєте страховий стаж, враховуйте стаж не тільки у цій установі, а й на попередніх місцях роботи, або коли працівник отримував допомогу з безробіття чи пенсію по інвалідності. Тобто, якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком працівник набув шість або більше місяців страхового стажу, лікарняні розміром мінзар­плати не обмежуйте.

Розмір страхового стажу працівника, зокрема за останніх 12 місяців, визначите за допомогою довідки з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатка 9. Враховуйте, що в довідках за формою ОК-5, ОК-7, які роботодавець/страхувальник самостійно замовив та отримав через особистий елек­трон­ний кабінет ПФУ, не відображається період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначається страховий стаж працівника, який він набув за всіма місцями роботи.

ПРИКЛАД 3. Оплата лікарняного працівникові, загальний страховий стаж якого понад вісім років за різними робочими місцями НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу до установи 01.08.2022. Захворів та пішов на лікарняний 05.10.2022. Згідно з довідкою за формою ОК-5 загальний страховий стаж працівника більший за 8 років. За останніх 12 місяців перед страховим випадком, тобто у період з 01.10.2021 по 30.09.2022, він працював у іншого роботодавця 2 місяці, а також 4 місяці отримував допомогу з безробіття. Оскільки за останніх 12 місяців працівник має 8 місяців страхового стажу, його лікарняний бухгалтерка обчислила з фактичного заробітку і не застосовувала обмеження розміру лікарняних розміром мінзар­плати.

Коли у довідці з ПФУ зазначено, що працівник на попередньому місці роботи набув стажу за один з місяців не 31 чи 30 днів, а наприк­лад, 9, 14, 23 дні, тобто не пов­ний місяць, не відкидайте такий місяць. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останніх 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні або більше, обмеження не застосовуйте (Лист № 01-28-09-594¹). Якщо такий спосіб підрахунку вам не підходить, скористайтеся формулою, що наведена у частині третій статті 21 Закону № 1105:

ТП = Св ÷ В,

де ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу та визначається у місяцях;

Св — сума єдиного внеску на загальнообо­в’яз­кове державне соціальне страхування, сплаченого за відповідний місяць;

В — мінімальний розмір страхового внеску за відповідний місяць.

За цією формулою до страхового стажу маєте зараховувати не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ був сплачений із суми, що перевищує розмір мінзар­плати, враховуйте як один місяць (1,0). Місяці, в яких ЄСВ був сплачений із суми, меншої за розмір мінзар­плати, страховий стаж обчислюйте за формулою, зазначеною вище, і до страхового стажу зараховуйте тільки відповідну частину місяця (0,99 – 0,01). Після того як визначили всі частини, що зараховуються до страхового стажу, підсумуйте їх.

Якщо ж у працівника за останніх 12 місяців не набралось шести місяців страхового стажу, застосуйте обмеження.

Як застосувати обмеження розміром мінзар­плати

Коли обмежуєте лікарняні, у тому числі працівникам, що працюють в установі менше ніж пів року, маєте застосувати страховий стаж (ст. 24 Закону № 1105). Тобто нараховуйте допомогу працівнику, загальний страховий стаж якого становить:

• до трьох років — у розмірі 50%;
• від трьох до п’яти років — 60%;
• від п’яти до восьми років — 70%;
• від восьми років — 100%.

Водночас незалежно від страхового стажу в розмірі 100% від середньоденного заробітку надавайте допомогу працівникам, якщо вони:

• постраждалі від Чорнобильської катастрофи 1—3 категорії або доглядають за дитиною, молодшою 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
• ветерани війни, зокрема учасники АТО, або постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
• жертви нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
• донори, що мають право на пільгу, яку передбачає Закон України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX.
• особи, реабілітовані відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення/обмеження волі/примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного зак­ладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.

Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу у розмірі 50% від середньоденного заробітку працівнику, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Медичним працівникам допомогу в таких випадках виплачуйте в розмірі 100% середньої зар­плати незалежно від страхового стажу.

ПРИКЛАД 4. Оплата лікарняного працівникові, страховий стаж якого менший ніж три роки НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник на своє перше місце роботи влаштувався 01.07.2022. За кожен пов­ний місяць роботи він отримав по 6500,00 грн. З 05.10.2022 він пішов на лікарняний на 12 к. дн. Як обчислити лікарняні? Визначте середньоденний заробіток із фактичної зар­плати за липень — вересень 2022 року (92 к. дн.) з урахуванням страхового стажу та середньоденний заробіток з мінзар­плати і порівняйте їх: − 6500,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. × 50% = 105,98 грн; − 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; − 105,98 грн < 220,11 грн. Середньоденний заробіток, який визначили з мінзар­плати, більший за середньоденний із фактичного заробітку. Тому обчисліть лікарняні з фактичного середньоденного заробітку, який менший. Розмір лікарняних становитиме за рахунок: − установи — 529,90 грн (105,98 грн × 5 к. дн.); − ФСС — 741,86 грн (105,98 грн ×7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних — 1271,76 грн (105,98 грн × 12 к. дн.).

Коли обчислюєте розмір середньоденного обмеження від мінзар­плати, відсоток страхового стажу до нього не застосовуйте. Адже так визначають розмір максимальної величини, більшим за яку не може бути середньоденний заробіток працівника.

Деякі бухгалтери, побачивши, що лікарняний працівнику слід оплачувати з обмеженням, не застосовують страховий стаж до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзар­плати. Це неправильно. Якщо в такий спосіб обчислити лікарняні за умовами наведеного прикладу, виплата становитиме 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.). При цьому розмір виплати за рахунок ФСС буде 1540,77 грн (220,11 грн × 7 к. дн.). Отже, сума нецільового використання коштів ФСС становитиме 798,91 грн (1540,77 грн – 741,86 грн). Під час перевірки ревізор ФСС зобов’яже установу сплатити ці кош­ти і штраф 399,46 грн (50% від надлишково використаної суми) на рахунок ФСС. А на бухгалтера накладе адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 КпАП)

ПРИКЛАД 5. Оплата лікарняного працівникові, страховий стаж якого понад вісім років НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.07.2022 з посадовим окладом 8500,00 грн. 05.10.2022 йому відкрили е-лікарняний на 12 к. дн. При цьому страховий стаж працівника за останніх 12 місяців менший за 6 місяців, проте його загальний страховий стаж більший ніж 8 років. Як обчислити лікарняні? Оплачуйте лікарняний у розмірі 100%, однак застосуйте обмеження мінзар­платою. Визначте середньоденний заробіток із фактичної зар­плати липень — вересень 2022 року (92 к. дн.) з урахуванням страхового стажу та середньоденний заробіток з мінзар­плати і порівняйте їх. − 8500,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. × 100% = 277,17 грн; − 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; − 220,11 грн < 277,17 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зар­плати більший, обмежте лікарняні середньоденним заробітком з мінзар­плати. Отже, розмір лікарняних становитиме за рахунок: − установи — 1100,55 грн (220,11 грн × 5 к. дн.); − ФСС — 1540,77 грн (220,11 грн ×7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних — 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.).

Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів

Лікарняні з вагітності та пологів працівниць, які за останніх 12 місяців мають менше ніж шість місяців страхового стажу, обмежуйте двома мінзар­платами.

До таких працівниць ­можуть потрапити й ті, які значний час перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу.

Нині страховий стаж за відповідний період не набувають особи, які перебувають у трудових відносинах, проте за них не сплачують ЄСВ. Зокрема, за період:

• відпустки без збереження заробітної плати, відпустки на час карантину тощо;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, за медичним висновком;
• призупинення дії трудового договору.

Лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте у розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

ПРИКЛАД 6. Оплата декретних працівниці, страховий стаж якої менший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця влаштувалась на роботу 04.07.2022 з посадовим окладом 9500,00 грн. А вже 05.10.2022 пішла у відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн. Як обчислити лікарняні? Розрахуйте середньоденний заробіток з фактичного заробітку за серпень та вересень 2022 року (61 к. дн.), а також середньоденний з мінзар­плати, подвійної мінзар­плати та порівняйте їх: − 9500,00 грн × 2 ÷ 61 к. дн. = 311,48 грн; − 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; − 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 440,21 грн; − 220,11 грн < 311,48 грн < 440,21 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зар­плати менший за середньоденний заробіток з подвійної мінзар­плати та більший за середньоденний заробіток з мінзар­плати, обмеження та донарахування не застосовуйте. Тож розмір допомоги з вагітності та пологів з першого дня за рахунок ФСС становить 39 246,48 грн (311,48 грн × 126 к. дн.).

ПРИКЛАД 7. Обмеження декретних працівниці, страховий стаж якої менший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Жінка влаштувалась на роботу 06.06.2022 і за кожний пов­ний місяць роботи отримувала заробітну плату у розмірі 16 000 грн. 04.10.2022 працівниці сформували е-лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. За останній рік вона не мала 6 місяців страхового стажу. Як оплатити лікарняний? Розрахуйте середньоденний заробіток з фактичного заробітку за липень — вересень 2022 року (92 к. дн.), а також з мінзар­плати, подвійної мінзар­плати та порівняйте їх: − 16 000,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. = 521,74 грн; − 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; − 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 440,21 грн; − 220,11 грн < 440,21 грн < 521,74 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зар­плати працівниці більший за середньоденний із подвійної мінзар­плати, допомогу обмежте середньоденним заробітком з подвійної мінзар­плати. Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів з першого дня за рахунок ФСС становить 55 466,46 грн (440,21 грн × 126 к. дн).

Як оплатити е-лікарняний суміснику

Особам, що працюють у декількох роботодавців, допомогу з тимчасової непрацездатності і з вагітності та пологів мають сплатити всі роботодавці (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Під час формування е-лікарняного враховуватиметься інформація про основ­не місце роботи пацієнта та місце його роботи за сумісництвом (Порядок № 1234).

Однак трапляються випадки, коли в особистому кабінеті страхувальника, у якого особа працює за сумісництвом, е-лікарняний не відображається. Така ситуація може виникнути з багатьох причин. Зокрема, через невідповідність даних працівника, що містяться в реєстрі. Щоб розв’язати цю проблему, потрібно звертатись до ПФУ. Якщо в реєстраційних даних працівника виявлять помилки, їх треба відкоригувати. Також, якщо в особистому кабінеті страхувальника не відображаються е-лікарняні сумісника, ФСС рекомендує повідомити сумісника, що він має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності. Такий витяг видає територіальне відділення ПФУ в паперовій формі для кожного роботодавця окремо. Тобто сумісник може звертатися до найближчого відділення ПФУ та отримати роздруківку свого е-лікарняного. Після цього подати таку роздруківку на місце роботи за сумісництвом.

Проте для обчислення допомоги самого е-лікарняного або згаданого витягу недостатньо. Адже обчислювати виплату сумісникам можна тільки тоді, коли переконаєтеся, що розмір лікарняних з розрахунку на місяць не перевищує максимального розміру, з якого сплачується ЄСВ. Тому сумісник має подати до установи довідку про заробітну плату з основ­ного місця роботи. У довідці основ­ний роботодавець зазначає, яку заробітну плату він нарахував працівнику за 12 місяців, що передують місяцю, у якому настав страховий випадок (п. 30 Порядку № 1266, Лист № 5.2-28-65²).

Лікарняні суміснику обчислюйте у такий самий спосіб, як і працівнику, що працює за основ­ним місцем роботи, а саме:

• фактичний заробіток за розрахунковий період поділіть на календарні дні цього періоду;
• застосуйте до середньоденного заробітку, якщо це передбачає законодавство, відповідний відсоток страхового стажу;
• помножте середньоденний заробіток, який отримали, на кількість днів лікарняного, що підлягають оплаті.

Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним не мають шести місяців страхового стажу, лікарняні обмежуйте розміром мінзар­плати. Натомість сумісницям, у яких розмір допомоги з вагітності та пологів у розрахунку на місяць менший за мінзар­плату, провадьте відповідні донарахування (Лист № 5.2-28-1155³).